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天下文化首頁 主題 養成「傍晚不交辦工作給他人」的習慣,讓大家準時下班!
財經企管

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2018.12.18

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無印良品成功90%靠制度
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養成「傍晚不交辦工作給他人」的習慣,讓大家準時下班!



圖片來源:pakutaso

想要根除加班,最有效的方法還是設置完成期限。一旦必須在有限的時間內完成工作,勢必會激發員工的專注力,學會安排工作的優先順序。不過,光靠限定完成期限,還是很難完全根除加班。假如不減少工作量,就得增加員工人數或是增加工作時間,只能從這兩種方法中擇一。

然而,增加員工人數並非真正改善效率。如果只是把同質的工作分給更多員工來做,等於不求進步。因此,真正本質性的解決方式,還是得從減少工作量的方向思考。於是,我請所有部門自行提出能夠讓員工不加班的解決方案。例如,商品部曾表示公司有一些常用資訊並不包括在目前使用的資料中,必須自己建檔。於是,我就找系統部商量,把所有必須用到的資料全數釋出。在諸如此類的對策累積下,我們得以把全公司的工作時數(作業量)減少到原本的八成以下。

但要完全根除加班還是很難,所以,我決定先在中間設置「10%的門檻」,也就是在晚上六點半以後,各部門留下加班的人數控制在10%以下。因為公司有時會因為結帳期或商品展示會非加班不可。

我們在二○一三年把門檻調降至7%,希望進一步提高工作效率。目前,就算碰到財會部門的結帳期,或適逢商品展示會期間,全公司的加班人數還是能控制在7%以下。根據我的觀察,加班之所以減少不了,問題不光在每個人的工作方式上,也和公司的工作制度有關。

於是,無印良品制定了一條規定,那就是「一到傍晚,不許把新事情委託給別人」。因為主管假如在傍晚五點時,指示部屬製作一份得花上兩小時製作的資料,部屬當然勢必得為此加班。

除了主管外,一般同事如果要委託其他部門幫忙做什麼,也必須讓對方在上午時段就能完成。因此,要交辦工作時,必須先預估完成的時點,再委託別人幫忙,效率才會提高。很多企業都採行過不加班政策,但大多都是每星期實施一天,絕大多數試圖每天不加班的企業,似乎都以失敗收場。

他們之所以失敗,原因在於既不減少工作量,又不增加人員,卻希望工作時數能夠減少,而那是不可能的任務。加班不會只因為設置完成期限就減少,還必須花心思改善工作環境,像是主管要改變交辦工作的方式,公司也要經常改善業務項目,以降低工作時數(去除工作項目或提升效率)等等。

由於我是那種做事務求徹底的人,如果我當天必須加班,就會向人事部提出加班申請。一旦公司的上位者帶頭遵守,部屬就會也照著做,大家力求減少加班的意識就會變強。假如員工把加班當成一種工作熱情的表現,主管就必須先導正這樣的思維。因為一個人對於工作的貢獻度不是用時間衡量,而是以成果衡量。

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