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天下文化首頁 主題 工作上最容易忽略的「小事情」
財經企管

發表日期

2018.12.18

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財經企管
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無印良品成功90%靠制度
能用三條線展現設計概念,無印良品不用四條線呈現;能用三個步驟解決的事,無印良品不用四個步驟執行。「簡...
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工作上最容易忽略的「小事情」



圖片來源:pixabay

我們常可看到,有的人只因為作業很單純或工作很簡單,就疏忽了背後「為何必須做這件事」的原因,草率了事或隨便做做。例如,有些新進員工對於影印資料或泡茶等工作,都輕忽以對,但若能好好向他們說明,那件工作的意義以及在所有工作中占有何種位置,他們在處理時的想法,應該就會非常不同。

在一無所知的情況下去做,和在理解企畫內容,或是會議的規模與重要性之後去做,心態就會變得不同。一旦當事人意識到,簡單的影印工作萬一出錯,很可能會造成幾萬日圓的損害,他們在準備資料時,或許就會更加小心翼翼。

若能意識到眼前的工作能夠促成某件事,當事人的眼界就會變得寬闊,進而培養出看待事情的新觀點。再者,一開始先告知目的,也可以讓員工對於工作的整體樣貌有更全面的了解。MUJIGRAM在各類別指導內容的一開始,一定會先說明「為何需要這項作業」。大家要了解,重要的不是採取何種行動,而是希望實現的成果。要設計出什麼樣的賣場?要提供什麼樣的服務?要開發出什麼樣的商品?假如工作時沒有經常在腦中想著這些事,就會變成只做別人要你做的事。

要想讓員工開始思考「我想讓公司變成什麼樣子」、「我想讓團隊成為什麼組織」、「我想做什麼樣的工作」,唯有先讓員工腦中建立如上的認知才有可能。有些企業會把公司的理念形諸文字,裱框掛在大門口,或是每天朝會時由全體員工一起大聲朗誦。這樣的做法確實很重要,每逢全體會議或集訓時,我也一定會向員工強調、提醒。不過,理念或價值觀假如只是口頭講講,缺乏具體行動或落實步驟,就只是停留在文字而已。理念必須透過實踐,才能讓員工認同與吸收。

無印良品在陳列商品時,會用到柳製的籃子,但柳的刺有時候會造成商品損傷。第一線人員察覺到問題後,提出了「可以在籃子內側舖上襯墊」的改善建議,MUJIGRAM就採用了,這也是具體實現「應該好好愛惜商品」這個價值觀的好例子。

一旦形成這樣的價值觀,就會懂得以不同眼光看待商品原本的陳列方式,進而逐一找出問題點。這樣下去,整個團隊就能共享相同的理念。與其喊出「讓全體員工上下一心」的口號,還不如讓所有人都投入同樣的工作中,還更能讓他們自然齊一心志。

再舉個例子,MUJIGRAM有一節叫「賣場的基礎知識」,裡頭是這樣寫的:

何謂「賣場」
是什麼:銷售商品的場所
為什麼:為了提供顧客一個好逛、好買的場所
何時做:隨時
誰來做:全體店員

MUJIGRAM的基本格式就是像這樣, 先在開頭處說明「是什麼」、「為什麼」、「何時」、「誰來做」四大目的,才開始說明具體知識。或許你會覺得「這種層次的東西,不講大家也懂吧?」但正是因為這種單方面的擅自認定,才會使得企業形成動輒仰賴個人經驗或直覺的文化。大家很容易以為溝通就是「講出來、傳達給對方」,但實際上,就算講了也未必能夠順利傳達給對方了解。唯有先白紙黑字寫出來,讀的人才會產生那樣的意識。我一直認為必須反覆做這樣的動作,員工才能真正到達「心領神會」的地步。

【書籍資訊】
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