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天下文化首頁 主題 說出你的問題,好的指引就會隨之到來
財經企管

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2019.04.22
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徹底坦率
部屬表現不佳,你是實話實說?還是隱忍不提?怎麼樣的溝通,才能不傷人也不誤事?主管最重要的學習──徹底...
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說出你的問題,好的指引就會隨之到來


圖片來源:unsplash

立即提出反饋

盡快且盡可能以非正式的方式提出指引,是十足坦率中很重要的一部分,但由於人的天性是在面對衝突時盡量拖延/迴避,而且我們的生活也已經夠忙了,要做到這一點要仰賴訓練。

然而,有些事花一點時間就能產生大影響力,立即的反饋就是其中之一。拖延的話於你自己有損!如果你等太久才提供指引,事情就會變得更困難。你也知道一直把事情往後拖會怎樣:你注意到某個問題,也知道你要動手處理,但你就是不花時間記下來。

之後偶然又想起,那時你就需要坐下來好好回想問題到底是什麼。接著你要記得安排一場會議。現在你開始需要編製一張清單,寫出你本來打算要說、但一直沒有說出口的話。到了要開會之前,你需要花點時間想想還有沒有你打算要說卻沒有寫下來的話。

這些清單彼此並不一致,你根本不記得這個問題有那些明確的範例,因此你無法使用「情境界定、行為描述、行動衝擊」的模型,到頭來,你得面對困惑、滿心挫折的同事。你到底要批評什麼事?把批評這件事往後拖就是這麼讓人氣餒、讓人疲憊。馬上說更有效,負擔也沒這麼重!

當然,有些時候你必須等一下,別急著提出讚美或批評。一般而言,如果你或對方很飢餓、憤怒、疲倦或因為任何其他理由心緒不佳,等一等比較好。

但這是例外,而非通則,而我們又太常把例外當成藉口,不去做我們心知肚明該做的事。最後要說的是,馬上提出批評跟吹毛求疵是兩回事。如果不重要,就不要馬上說,或根本別說。

在兩場會議中的空檔,花兩、三分鐘說出來

如果你之後還要花時間安排會議,不如就在當下用一分鐘、兩分鐘、最多三分鐘說出來更省時,更別說開會要花多少時間;而且,馬上說的話,你就不會一直掛在心上,也不會在某些時候莫名其妙困擾你。

我在教十足坦率的相關課程時,學生最常問的問題是:「我要怎麼找到適當時機?」一開始,我把這當成他們並未接受我認為指引非常重要的主張。但多談幾次之後,我明白這是因為大家並不認為可以快速提出指引。

他們認為,這是需要特別安排、長約一小時的對話。他們認為,提供指引會讓每個星期的會議時間拉長。他們認為,提供指引就像是做根管治療一樣。請試著改把這件事想成刷牙。不要寫在行事曆上,持續去做,你可能永遠都不用做根管治療。

請容我複述:當下提供指引,真的是你在兩場會議之間最多花個三分鐘就可以完成的工作。如果你在兩場會議的空檔之間說,不僅替自己省了時間、日後少開一次會,也做到花更少時間就提供了指引,比之後還要安排會議省事多了。

你提供的指引品質也會更好。我人生中獲得的最佳指引,通常都出現在臨時起意的超級快速對話當中,比方說我和桑德伯格交換意見時。如果你有五位直屬部屬、你希望每星期為這五位同仁各表達三次讚美與一次批評;這樣的當下回饋頻率,已經高過多數主管所做的。這項工作一星期最多只需要花你六十分鐘,而且這些都是你就算不提供指引,也要花在走去參加不同會議的時間。但不管怎麼說,要提供指引還是需要體力精力和覺察力。

行事曆上留點空檔,或者願意遲到

將某件事列為優先,通常代表你要在行事曆上為這件事把時間空下來。但你要如何在行事曆上規劃「當下臨時起意」的事?沒辦法。比較好的做法,是馬上告訴對方。要能做到這一點,你必須做到以下兩件事其中之一。第一,要在行事曆上挪出空檔,安排會議時你不要兩場連著開,或者,你可以安排二十五分鐘再加一場五十分鐘一定要叫停的會議,而不是三十分鐘加六十分鐘的會議,要不然,你要願意在下一場會議中遲到。

不要把指引留到一對一會議或績效評估時提出

成為主管最有趣的事情之一,是換個身分會讓很多人把他們過去所了解的待人處事之道忘得一乾二淨。在私生活中,如果你和誰起了爭執,你絕對不會想安排一場正式會議來和對方談這件事。

「管理」已經變得很官僚,某種程度上我們已經拋掉了日常生活溝通所用的有效策略。不要讓正式流程(一對一會議、年度或半年度的績效評鑑或者是員工幸福度調查)取代即時指引;這些制度意在強化我們每天所做的事,而非替代。一年要固定請牙醫師洗幾次牙,無礙於你每天還是要刷牙。不要把績效評鑑當成不在當下面對面提供回饋意見的藉口。

指引的半衰期很短暫

如果你等了一星期還是一季才跟對方講起,事發之日已經久遠,他們根本無法修正問題,也無法以此為基礎追求成功。

沒說出口的批評,爆炸威力一如放射性炸彈

就像在日常生活中一樣,在工作上,當你對於讓你感到憤怒或挫折的事沉默太久,最後的爆發很可能會讓你看起來極不理性,或者傷害雙方的關係,更可能兩者皆有。不要讓這種事發生在你身上。除非你覺得自己在盛怒當中,不然的話,請馬上說出你的想法!

避開黑洞

務必馬上告訴對方他們的工作成果得到哪些評價。如果你請人幫你準備開會或簡報內容、但對方屆時不會在場,請一定要讓他們知道別人對這些成果有哪些反應。如果你沒說,負責相關工作的人會覺得自己的努力被吸入黑洞。

很重要的是,不論褒貶,都要傳達他們的努力有什麼貢獻。當然,更好的是,只要有可能,請他們來呈現自己的工作成果,好讓他們親自得到指引。即便是在沒有階級的Google,對我的部屬而言,能得到我的主管的讚美,永遠都比聽到我的指引更有意義。

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