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天下文化首頁 主題 反向思考!歸納檔案不再是菜鳥的工作,主管應該一同參與
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發表日期

2019.09.23
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風格是一種商機
有眼光,才能煉就風格;有風格,才能成為獨一無二;獨一無二,才能創造出被時代想要的價值!別人眼裡平凡的...
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反向思考!歸納檔案不再是菜鳥的工作,主管應該一同參與



圖片來源:pexels

成事在心

所謂的整理,就是把不需要的東西丟掉。如果不需要的資料和不需要的書混在裡面時,不僅無法立刻找出需要的資訊情報,還會讓辦公室顯得雜亂,工作起來不愉快。

然而,這道理明明大家都懂,也是理所當然的事,但不知為何實際執行起來就是困難重重。何以如此呢?這是因為有些破破爛爛的信件和雜誌,乍看之下以為是垃圾,對公司來說卻是寶貴的資料,對某些人而言,這些信件甚至是寶物。

因此,收拾辦公室的工作,不論是對工讀生或是一般員工來說,都很困難。因為無法判斷東西重要的程度。所以,整理整頓時,公司領導人也要一起做才行。

問題是,一般公司多半將整理的工作交給最資淺的人去做,結果不是重要的東西不小心被丟了,讓丟東西的人因此被責怪,使得大家都不開心,要不然就是收拾的不徹底。

整理是有方法的。要能整理到需要什麼時馬上就能拿出來,這道理大家都明白,但問題是,如果不清楚需要的資訊範圍,就不知道該將那些資訊歸納在一起,也就不知道該從何整理起。

於是,許多公司都只是姑且讓許多人保管著相同的資訊情報。書籍和雜誌也一樣,往往沒有任何的整理,只是分散在不同部門。

然而,如果不確定好誰需要什麼資訊,決定好分類歸納的方法,以及各種資訊的負責人,就無法隨時拿出當下需要的資料。在我的辦公室,訂購哪些雜誌都是決定好的,不僅妥善放在固定的地方,每一本雜誌的管理者也都有明確規定。

若是想要讓辦公室空間乾淨清爽,每個區塊都必須有負責的人收拾整理,至於收拾整理的方法,就交給每個負責人自行判斷。也因此我辦公室的每個角落都整理得很好,需要的東西永遠能在需要的當下拿出來。

至於企劃所需的數據和資料管理,因為還停留在暫且由某個人保管的階段,目前正在重新規劃能隨時拿出所需資料的管理方法。

但不論如何問題的癥結都在於,組織的領導人是否「堅持」打造出一個讓大家方便工作的環境。有夢想就會被實現,一個方便工作的辦公室,是否也應該包括在這個夢想之中?

【書籍資訊】
《風格是一種商機》

風格是一種商機

出版日期:2018.05.30

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