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天下文化首頁 主題 「爽約」不是個好習慣,但關鍵時刻它卻拯救你的生活?
工作生活

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2019.12.09
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生時間
身為Google Ventures「設計衝刺」(design sprint)的開創者,傑克.納普和約...
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「爽約」不是個好習慣,但關鍵時刻它卻拯救你的生活?



圖片來源:unsplash

如果你想為你的「精華」生時間,請從行事曆著手。就像寫下「精華」(#1),這個策略再簡單不過:
(1)想想你想為你的「精華」花多少時間。
(2) 想想你想什麼時候做你的「精華」。
(3)把你的「精華」寫在行事曆上。

替某件事排定時間,就是對自己許下承諾,傳給自己一則簡短的訊息:「我會做這件事。」但替「精華」排時間還有另一個重要的效益:強迫你正視時間分配的問題。

比如你今天的「精華」是買食材和下廚做晚飯給家人吃。你想:「晚餐應該在七點前上桌,不然孩子就沒辦法按時上床睡覺。所以我需要六點開始做菜,意思是我得在五點離開辦公室,才有時間在回家的路上去超市。」於是你在行事曆上的下午五點填上「下班」。

一旦給「精華」排定時間,那段時間就被占用了。你沒辦法再排進任何會議或投入任何其他活動。萬一有其他事情冒出來,你就必須決定是要排進「精華」以外的時間呢,還是讓它們等。你可以看到你的優先事項在行事曆上成形了。

鎖住行事曆

如果你是從空白的行事曆著手,可以給你的「精華」安排理想的時間,也就是你精力最旺盛、專注力正值高峰的時候。

但對多數人來說,從空白行事曆開啟一天的可能性,就像在人行道上找到千元美鈔一樣:當然可能發生,但最好不要指望。

如果你工作的地方,同事可在你的行事曆上添增會議,那就忘了這回事吧。你得另闢蹊徑:運用每天的「不排行程」區塊,來為你的「精華」騰出空間。

JZ是從他的朋友葛拉姆.簡金(Graham Jenkin)那裡學到這招。2007年及2008年,葛拉姆是JZ在Google的主管,在JZ眼中,葛拉姆簡直無所不能。他管理大概二十個人,而且關心每一個人、給每一個人真正的支持。

他也主導Google旗艦廣告商品AdWords的重新設計。這代表他要參與從設計使用者介面、顧客測試、審核規格到和工程師協調合作等一切事務,大家都懷疑葛拉姆是從哪裡找到時間的,而多數人(包括JZ在內)都認為他的工作時間一定很長。但他們都錯了。

在許多方面,葛拉姆的作息跟一般公司經理如出一轍。每天都被會議塞滿,但他的行事曆上有一點非比尋常:每天,從上午6點到11點,葛拉姆都把時間留給自己。

「那是我的時間。我起得早、早進辦公室、上健身房、匆匆吃點早餐,然後工作2個小時到會議開始,」葛拉姆說。

「別人不會在那段時間安排會議嗎?」JZ問。

「他們有時會試,但我告訴他們我已經有計畫了。」

10年後,我們依然沿用葛拉姆的招數,來為我們的「精華」爭取時間。一路走來,我們又拾獲幾個訣竅:進攻,別防守。別光用「不排行程」區塊來躲開同事或逃避會議。要非常刻意地運用任何你鎖起來的時間,讓它變成「活力」時間或「精華」時間。

別貪心。我們確實說你該鎖住行事曆,但你不該通通填滿。預留未上鎖的空間給未知的機會是好事,你的同事也會感激你抽空配合。剛開始實行這個策略時,你可以從一天封鎖一、兩個小時開始,再往上加。

認真看待。如果你不認真看待這些承諾,其他人也不會認真看待。把這些時段當成重要的會議對待,當有人試著再跟你敲時間,記得葛拉姆那句簡單又有效的回覆:「我已經有計畫了。」

推平行事曆

如果你無法封鎖你的行事曆,還有一個辦法可以為你的「精華」清出時間:推平它。想像有部小推土機直直駛過你的行事曆,把事情推到旁邊去。

這部推土機或許能壓縮這場會議15分鐘、那場會議半小時。那可能會從把你的一對一談話從早上推到下午,或把你的午餐時間後推半小時,讓你能拿到整整2小時的「精華」時間。推土機甚至可以把你的所有會議堆到一星期中的一、兩天,把其他幾天空出來做單獨的工作。

無可否認,如果你是主管,動用推土機會比你是實習生容易,但你對行事曆的掌控權可能比你想像中來得大。告訴別人你有其他要事,問他們能否早一點或晚一點開會或很快聊一下、不要開一整個小時,不會有什麼危害。

事實上,看到會議縮短或從行事曆上消失,大家通常興奮都來不及。我們習慣答應開會的要求,是因為那是幾乎所有辦公室文化的預設值。但千萬別想當然地以為每一場會議的長度、在你行事曆上出現的時段、甚至你為什麼受邀參加,背後都有充分的理由。

辦公室的日程表不是什麼宏觀設計,它們是由有機物凝結而成,就像池塘的浮渣。把東西清理乾淨是可以的。

爽約生時間

有些日子,有些星期,你覺得忙碌不堪、行程過滿,不敢想像怎麼生得出時間給你的「精華」。萬一碰到這種情況,問自己可以刪掉什麼。可以跳過一場會議嗎?可以延後期限嗎?可以放棄和某個朋友的約定嗎?

我們知道,我們明白。這種心態聽起來很要不得。就連《紐約時報》都在哀嘆今日「最後關頭取消」的文化,說現在是「放鴿子的黃金年代」。

你知道嗎?我們認為,只要你能做更值得的事,放鴿子是沒有關係的。當然,你不能每次都來這一套,但在盲從行事曆和靠不住之間,仍有相當大的中間地帶。

老實說,解釋你為什麼無法履約,別再放在心上。放鴿子不是好的長期策略;慢慢地,你會體悟自己可以承擔多少承諾,而仍能為「精華」生出時間。

但此時此刻,稍微得罪人比老是把你的優先事項延到「有朝一日」來得好。該爽約就爽約。不要覺得愧疚。如果有人抱怨,就告訴他們,我們說沒關係。

說「不」就對了

封鎖、推土和放鴿子,是為你的「精華」生時間的好法子。但要脫離低順位的義務,最好的辦法是一開始就不要接受。對我們兩個人來說,說「不」並非輕而易舉之事。

我們是那種天生難以拒絕的人。這部分是出於善良——我們希望可以面面俱到,而且想要幫忙。但老實說,那部分也是因為沒膽。說「好」容易多了。

對邀請或新計畫說「不」的感覺可能很不自在;正因為沒精華策略――為精華生時間有勇氣直率地拒絕交託,我們已經損失好多小時、好多天、好多星期的「精華」時間。

但我們努力解決這個問題,我們已經發現,預設說「不」會快樂得多。幫助做成改變的是,我們因應各種情境研擬了腹案,這樣就會隨時知道怎麼說「不」了。

你全心投入「精華」,真的沒有時間嗎?「抱歉,我真的在忙一些大案子,目前沒有時間給任何新的事情。」

你可以擠出時間參與新計畫,但擔心沒辦法投入充分關注嗎?「很遺憾,我沒有時間把這件事做得很好。」

獲邀參加你知道無法樂在其中的活動?「謝謝邀請,但我對壘球真的沒興趣。」

簡單地說,態度親切,但要實話實說。這麼多年來,我們聽說過許多踢皮球、編造藉口或無限延期的巧妙話術,也試過其中一些。但感覺不好,不老實。更糟的是,那只是把困難的決定延後,不置可否地反倒會增加你的負擔、像藤壺附著船殼般纏住你不放。

所以,放棄那些花招、甩掉藤壺,說實話吧。你現在拒絕這項請求,不代表未來你不能答應。同樣地,說真心話:「真的謝謝你邀請我,下次再跟你出去玩。」或「你請我幫忙對我意義重大,希望未來能有機會合作。」

我們的朋友克莉絲汀.布瑞蘭茲(Kristen Brillantes)會用她所稱的「酸軟糖人」(Sour Patch Kid)法說「不」。就像那種糖果,克莉絲汀的答案前酸後甜。例如:「很可惜,我的團隊沒辦法參與。但你可以問X 團隊;他們非常適合這種活動。」

克莉絲汀說,關鍵在於你要確定「後甜」是真的甜,不是無根據的添加。如果可以,她會請對方聯繫其他有能力或有興趣、可能會覺得獲邀很酷的人。若辦不到,她只會表達鼓勵與感謝。簡單如「謝謝你想到我;這聽起來真的很有意思」的答覆成效卓著。

【書籍資訊】
《生時間》

生時間

出版日期:2019.11.29

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