結帳
購物車有 0 項商品,共 0
天下文化首頁 主題 別再讓開會耽誤下班時間!運用這5步驟會議只需十分鐘
財經企管

發表日期

2019.12.24
收藏文章 0

文章摘錄自

10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法
你如何運用時間,將決定你未來成為什麼樣的人,唯有管理好你的時間,你才能活得自由、不受工作束縛!學會精...
定價 350
優惠價 79折,277
$350 79$277
加入購物車

別再讓開會耽誤下班時間!運用這5步驟會議只需十分鐘



圖片來源:unsplash

開會只需開十分鐘

實在太多人以為開完會就等於完成一樣工作了。尤其是大企業,公司內部總有協調不完的事,因此很多人光是開幾個會就過完一整天了。

有些自己手頭也有業務需要執行的主管,常常因此沒有時間做自己的工作,為此傷透腦筋。我自己還是個上班族時,也常被無謂的會議奪走許多時間。

可是,「會議」充其量只是為了達成目標的方法之一,並非目標本身。開完會後必須產出成果,才能稱得上是「工作」。

從公司走道上窺看會議室內,經常可見一群人穿著看似高級的西裝,時而露出嚴肅表情,提出各種意見,時而在白板上寫滿什麼,看起來好像會產出很厲害的東西似的。

然而,實情卻是,在會議室內你一言,我一語的爭論,有時根本討論不出個結果,從頭到尾只是彼此推卸責任或爭搶功勞,這種內部政治攻防可說時有所聞。

最糟糕的是,大家還以為這樣就算在「工作」。不用說,那完全稱不上是工作。會議的目的在於「整合意見,提出結論」。只要能專注達成這件事,十分鐘開完一個會也不是不可能的事。

如何在十分鐘內結束會議

從結論來說,要在十分鐘內結束會議很簡單。只要在開會前,事先將議題告知眾人,請大家針對議題思考,會議上只需當場提出各自思考過的意見,進行少數服從多數的表決,差不多十分鐘就能結束會議了,是不是很簡單?

以下是讓會議早點結束應該特別注意的事項。

以「十分鐘開完一個會」為前提思考

許多人都有既定概念,認為「會議時間應該以一小時為單位」。但是,這樣只會往這一小時的「盒子」裡塞入各種議題,陷入只要任何一個議題有所進展就好的感覺。

不只如此,還很容易帶入各種不必在開會時分享的話題,或是遇上某個會議成員特別愛講話,一個人就能唱三十分鐘的獨腳戲,浪費許多時間。但不管怎麼說,開會還是應該以產出成果為前提。

該產出什麼,會議前就要讓所有與會者知道

到了開會的階段,與會者都要對「什麼是這場會議上非達到不可的目標」事先有所共識,讓參加會議的人都將思考聚焦在這點上才行。所以在會議前,我一定會事先將應該產出的「會議目標」寄給所有與會者。

必須做出某種決定時,會議前就要將所有選項寄出

開會有一個相當重要的關鍵,就是透過自由討論決定什麼,是一件很花時間的事。就像一個沒有菜單的餐廳和一個只有三種料理可選的餐廳,當然是到只有三種料理的餐廳能更快決定要吃什麼。

我若主辦會議,一定會事前將「選項」準備好,並且用郵件方式通知與會者,如此一來,開會時只需要當場表決,再加上一點討論時間即可做出結論。

若主辦會議的是別人,而我需要在會議上提案時,我也會刻意採用提供選項的方式提案,不會只是提出單一結論,舉例來說,我會加上「有把握的話就採用A做法,沒把握的話就採用B做法」的說明,像這樣準備至少三種不同強度的選項,再請與會者從中做出決定。

如果有我自己最想執行的方案,我會把它放在三個選項的「中間」,將另外兩個選項設定得比較極端,這麼一來,就能引導與會者產生「選擇中間選項比較好」的感覺,進而選擇我想要的方案。

要特別提醒,這時絕對不能準備四個選項,否則,與會者一旦對中間兩個選項猶豫不決,會議就無法按照你想要的走向進行了。

事先腦力激盪,別等開會時才當場想點子

若舉行的是各自提案、腦力激盪的會議,務必要大家事前先思考點子。只要先把題目出好,與會者無論在電車中或吃飯時都能思考,開會時再將此時思考得出的提案帶到會議上。這樣絕對比等到開會時才當場開始想效果更好。

而當每個人都提出點子後,就要盡快統整選項,從中做出選擇,決定結論。如果與會者屬於工作資歷較淺的新手,我多半會請大家事先將想好的點子提出,開會時印出來貼在白板上,這樣通常比較容易做出選擇。

除了可以一次將眾人的意見收集齊全外,也比較不會被其他人的意見左右。

一定要做出結論

再強調一次,做所有工作都需要有「產出」,如果沒有產出,就稱不上「工作」。舉例來說,如果在會議上針對兩個選項展開熱烈討論,最後卻說「因為沒時間了,下週再開一次會決定」,就是浪費時間。

最有效的做法是從每個人提出的做法中,好好找出有疑慮的部分,做出「下次開會前,請○○提出該項做法可行的數據」,或是「這不是第一線工作人員能判斷的事,暫時先報告上級,等候裁示」等暫定結論,至少必須採取一種讓工作能繼續推進的行動。

那種連答案都給不出來,只會說「這提案不好,其他不用說了」這種自以為評論家的人,在職場上並無任何實質用處。

【書籍資訊】
《10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法》

10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法

出版日期:2019.12.27

書到通知我

請輸入您的 Email 作為書到通知的信箱