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天下文化首頁 主題 想擁有愉快的工作日,竟然要從討厭的事情先做起?
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2019.12.24
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10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法
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想擁有愉快的工作日,竟然要從討厭的事情先做起?



圖片來源:pexels

從討厭的事做起

當手頭有許多工作時,無論如何都不想面對,或是碰到自己不擅長的工作,就會往後愈積愈多。但是,我反而建議大家要從這些令人提不起勁的工作開始動手。

舉例來說,非向誰賠罪不可時,就算再忙,我也一定會在當天內完成這項棘手的工作。姑且不論賠罪這件事本來就是愈早愈好,最重要的是,一邊想著「得快去道歉才行」,一邊工作,只會讓心情愈來愈憂鬱,就會對所有的產出造成不良影響。

再者,根據經驗,實際上賠罪後往往會發現:「原來事情沒有自己想的那麼嚴重,之前真是白擔心了。」既然如此,當然更該早點完成這件事。就這層意義來說,將工作分割成許多小單位的「十分鐘工作術」,最適合用來處理叫人提不起勁的討厭工作。

因為「向人賠罪」、「打電話給海外公司(對英文不好的人來說)」,或是「對不喜歡的同事說明工作內容」等事務,會讓你想「既然只要花十分鐘,那就趕快做吧,反正都得做」,早早一鼓作氣完成它。

擬定一套應付「突發事件」的流程

「廠商那邊出錯了。」

「海外分公司發生問題了。」

「客戶來客訴了。」

很多工作,無論事前擬定了多周全的計畫,或用多有效率的方式進行,實際工作時,有些部門還是會頻頻發生緊急狀況,占用工作大量的時間。我稱這種情況為「被手忙腳亂案件耍得團團轉狀態」。這時,節省時間的訣竅,就是盡可能將應對突發狀況時的步驟記錄下來,做成「操作手冊」。

即使突發狀況有各式各樣的可能,但若試著整理內容,會發現其實不出五、六種模式。因此,當問題第一次發生,得花上很多時間解決時,我會將恢復原狀的過程按部就班寫下來,整理成一篇報告。

不只在整理的過程中有機會思考「或許有更好的處理方法」,當下次相同模式的問題再度發生時,就能冷靜下來,按照步驟迅速處理。

而且,只要寫成類似「操作手冊」的流程,就能請部屬或同事幫忙解決同樣的問題。比方說,在正要外出開重要會議時,或是正要早退去幼稚園接小孩時,工作上忽然發生了必須緊急處理的狀況。

這時,如果有「操作手冊」或上次自己處理相同問題時的步驟筆記,就能拿給上司,並且說明:「因為自己現在無論如何都得外出一趟,能否請其他人幫忙解決問題,解決方法和順序都寫在這裡了。」

擁有幾件自己親自動手才能解決的工作,或許能夠凸顯自己獨一無二的價值,但若手頭的工作全是別人無法分攤幫忙的工作,就會令有限的時間失去彈性。解決突發狀況的技巧應該大方和別人分享,再說這樣也能提升整體團隊的工作速度。

當然,出乎預料的突發狀況頻頻發生時,還是要檢討發生的原因或是負責同事、合作廠商是不是有什麼問題,必要時做出替換。即使不整理成「操作手冊」,在展開一項新工作,為其安排行事曆時,最好也要回想一下過去曾經出現的突發狀況。

比方說,假設過去曾有過某項工作在誰手上停留太久,造成整個團隊計畫延遲的經驗,這次就要仔細檢視參與計畫的人員,在行事曆上寫下「要多提醒○○幾次」的註記。

換句話說,在安排行事曆的階段,就要預測可能發生的突發狀況,預先留下應對的空間。就算應對的只是枝微末節的小狀況,但既然都花時間去解決了,就要能從中學習教訓,反映在下次的行動或下一個計畫上。

【書籍資訊】

《10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法》

10分鐘完成每件工作:讓你優秀的不是努力,而是方法

出版日期:2019.12.27

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