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天下文化首頁 主題 是誰天天在讓你分心?運用4宮格抓出你現在最需要做的事情!
工作生活

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2020.02.19
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極度專注力:打造高績效的聰明工作法
在公司,電腦桌面角落經常亮起的通知、三不五時響起的電話、主管臨時交辦的任務與同事的喧鬧,你真正「專注...
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是誰天天在讓你分心?運用4宮格抓出你現在最需要做的事情!



圖片來源:pakutaso

從很多方面來說,管理注意力就像在Netflix上挑影片。你第一次進入網站時,看到的是登錄頁面上顯示的精選影片,這些影片不過是目前提供的一小部分影片。Netflix的首頁如同交岔路口,只不過你不是只有兩條路可選,而是有成千上萬條路徑。

其中幾條路可以讓你看得開心,另外幾條可以讓你的大腦放空享樂,還有幾條會教你實用的知識。決定要在哪裡投入注意力,就像站在類似的交岔路口,只不過這些路徑導向我們可以關注的無數事物。你現在正全神貫注閱讀本書,但是如果你抬起頭來,把目光移開這一頁或電子書閱讀器,便會看到許多吸引你關注的事物,有些事物比其他項目更有意義和生產力。

集中注意力閱讀這本書可能比專注在手機、牆壁或背景音樂上更有生產力。如果你和朋友一起吃早餐,把注意力放在對方身上遠比觀看美式足球賽的精華片段更有意義。

當你將外在環境中可能關注的事物加總起來,會發現選項多到難以計數,而且這還沒計入你腦中的瑣事、念頭和記憶。這就是以慣性模式管理注意力的問題。

環境中最緊迫刺激的事情通常不太重要,所以關閉慣性模式才會成為關鍵。把注意力集中在你選擇的要務上,然後維持專注,可以說是一整天最重要的決定。在哪裡專注,哪裡就會成功。

想了解爭奪我們注意力的所有事物有哪些,你可以試著把任務分類。在此主要談論與工作有關的任務,但你也可以將同樣的道理套用在居家生活中。

把要關注的事物分類時,有兩大衡量標準:任務是否有生產力(做了會有成就感),以及任務是否有吸引力(做起來很有趣、無聊、讓人沮喪或難以實行等)。我們先逐一探討這四種任務。


必要的任務:包括沒吸引力、但有生產力的工作。團隊會議及討論預算的電話會議都屬於此類,我們通常不得不強迫自己做這類工作。

不必要的任務:既沒有生產力、也沒有吸引力的任務,例如重新整理桌上的文件或電腦裡的檔案。我們通常不想做這種事,但是拖延病上身或是不想做「必要的任務」或「有意義的任務」時,就會做這些事情來逃避正事。花時間做沒必要的任務可以讓我們保持忙碌的狀態,但其實只是瞎忙,無法達成任何事情。

讓人分心的任務:包括刺激但沒有生產力的任務,所以是生產力的黑洞,例如社群媒體、多數即時通訊的對話、新聞網站、茶水間的閒聊,以及其他形式的低報酬娛樂。這些活動可能很有趣,但應該節制。你愈擅長管理注意力,花在這類任務上的時間就愈少。

有意義的任務:這一區可說是生產力的甜蜜點(sweetspot)。這些任務是我們的使命,因此會最投入、也最能發揮影響力。很少有任務屬於這一類,我認識的人大多只有三、四件這種任務。把這種任務做好需要動用較多腦力,但我們通常比別人更擅長做這些事情。

例如,對演員來說,最有意義的任務可能是排練和表演;對理財顧問來說,最有意義的任務可能是投資、會見客戶與告知客戶產業趨勢;對研究員來說,最有意義的任務可能是設計及執行研究、教學與申請資助;對我來說,最有意義的任務是寫書和部落格文章、閱讀研究報告來獲得新的靈感,以及演講。在你的生活中,有意義的任務可能包括陪伴孩子、兼差或是到慈善機構當志工。

非常有生產力的人只會關注矩陣上方那兩格。但是如果事情真的那麼簡單,你就不需要讀這本書了。你應該已經切身體會到,只做必要與有意義的任務根本是知易行難。這四種任務每天都在爭奪我們的注意力,當我們以慣性模式工作,就很容易被不必要與讓人分心的任務所吸引。結果,我們只有在截止期限逼近時,才把注意力轉到必要與有意義的任務上。

【書籍資訊】
《極度專注力》

極度專注力:打造高績效的聰明工作法

出版日期:2019.06.28

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