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天下文化首頁 主題 工作沒效率?先找出怠慢的原因,高層竟是拖累的幫凶!
財經企管

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2020.04.28
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工作沒效率?先找出怠慢的原因,高層竟是拖累的幫凶!



圖片來源:unsplash

先決定要做什麼決定

Scrum就是要揭露那些讓你變慢的問題,把障礙攤在陽光下,讓你知道問題出在哪裡。隨著衝刺一段接一段的進行,問題會不斷出現,團隊當然希望這些問題可以解決,當然有些人會開始說Scrum才是最大問題。但是問題始終都還是存在。

最麻煩的問題是問題有許許多多不同的類型。而解決這些問題的辦法當然不在總公司管理階層的主管身上,而是在實際跟客戶直接接觸的人,也就是所謂的「節點」(nodes)上。

那些逐漸升官往上爬的人,距離第一線工作愈來愈遙遠,通常卻更加相信自己的解決辦法最好。未來工業(Mirai Industry Company)是推動決策的精彩案例。這家公司製造電氣設備材料,包括開關盒、電纜、管線等。他們跟大多數日本公司不一樣,從來不採用稟議制。

未來工業的創辦人是山田昭男,在2014年去世前長期擔任執行長,他認為稟議那一套做法相當荒謬,所以從不採行。他這樣跟員工說:「就按照你們認為最好的方式來工作,讓親自執行工作的人來負責。」

山田昭男在著作《員工最愛的幸福企業》(The Happiest Company to Work For )中寫道:「我是笨蛋啊!所以怎麼會是由我來判斷?」他常常是在看到員工遞出的新名片,才知道自己的公司又在日本的哪個地方開設新的銷售點。

租下大樓辦公室、聘用新員工開始培訓,這些都由員工自己決定。他說,要是這些事情不授權給大家自己做決定,那麼員工一定要花很多力氣說服老闆,因為老闆對這些事情根本就不了解。

但是,在大多數公司裡,老闆都堅持員工一定要匯報所有狀況,好讓他做出最後裁決。結果,做決定的人就是最狀況外的人。而且,老闆擔心沒有足夠資訊,於是要求大家提供更多資訊。整個系統因此遭到延誤。然後,老闆又害怕犯錯,於是召集委員會一起承擔決策責任。

我知道有一家大銀行設置一個超過40人的委員會專門控管風險,不管是什麼提案,都要先經過這個委員會的批准。他們會在電話會議上爭論好幾個小時、吵個沒完,所有人都心力交瘁。

等到做出決定的時候,早就搞不清楚到底是誰的想法,也不曉得是要解決什麼問題。即使到最後證實做錯決策,也沒有人會被追究責任。

這個委員會其實只是為了保護銀行而設置,因為這家銀行過去曾經做出一些草率的決定,遭到政府罰款好幾千萬美元。為了根絕這種狀況,他們安排所有重要的主管組成委員會,做給主管機關看:「我們的高層領導團隊現在會確保公司不會再犯錯啦!」

然而現在這個風險委員會不只會阻止錯誤的決定,還會阻擋掉所有的決定。

他們一拖就要好幾個月,而且這幾十個人搞到最後終於做出決定時,所有人都認為既然已經投入這麼多政治資本,保證這絕不是錯誤的決定,而且一點都不會有錯;有這麼多聰明的高層花費這麼多心力做決策一定不會出問題,所以如果真的出錯,問題一定出在沒有按照決策做事的討厭鬼身上!然而,這種風險委員會如今在金融界很常見,想來真是悲哀。

其實,問題在於控制功能(control functions)常常變來變去,原本定義非常精確的職權範圍很快就會擴大,超出原本的界線。

這些人也都不是壞人,但是他們建立一套決策控制系統,爭取到大家的信任,卻不只會減慢速度,還保證那些決策都會出錯,因為他們做出決定的時候早就事過境遷!在延宕不決的那幾天或幾個星期裡,那些問題已經以某種方式被處理過了。

沒做決定,其實就是一種決定。

【書籍資訊】
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出版日期:2020.04.30

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