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天下文化首頁 主題 決策速度愈快,愈比別人多出40%的成功率!別讓優柔寡斷成為了事業的絆腳石
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2020.05.22
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SCRUM敏捷實戰手冊:增強績效、放大成果、縮短決策流程
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決策速度愈快,愈比別人多出40%的成功率!別讓優柔寡斷成為了事業的絆腳石



圖片來源:pexels

決策延遲

幾年前,史丹迪士集團創辦人兼董事長吉姆•強森(Jim Johnson)發覺這個問題很有趣。史丹迪士集團主要透過訪談、焦點小組(focus group)和調查,研究世界各地怎麼做專案。他們從1985年到現在一直在做這項研究,調查過成千上萬個專案,定期發布「CHAOS」報告,裡頭會有各式各樣關於專案成功與失敗的有趣資料。

跨國專案採用敏捷管理的狀況是這樣的(見圖1):敏捷專案(大多數都是以Scrum完成)的失敗率甚至不到傳統專案的一半,而且成功率更高。這是無可動搖的事實。

不過我們明白的說,並不是每個敏捷專案就一定會順利完成。Scrum公司(Scrum Inc.)和吉姆一直在研究,為什麼還有50%的敏捷專案最後會出問題、時程延誤、超出預算或者讓客戶不滿意。這些專案失敗的根本原因是什麼?為什麼Scrum專案會更容易成功?

有一天吉姆採訪一位幾年前在麻薩諸塞州政府領導採購部門的主管,才發現問題出在哪裡。「他說他以前在波士頓市政廳工作,」吉姆說:「要先獲得副市長的決定才能進行某項專案。那時候總共有60家包商在等這個決定。結果60人在那兒耗了6週,什麼也做不了。做個決定就得拖那麼久。」

吉姆很震驚,這件事實在太離奇。所以他開始在研究中加入一道問題:「你做決策有多快?」當他研究那些出問題的專案,才發現這種狀況一點也不離奇,反而很常見。

那些失敗的專案中,很多人根本沒有做出決策。他覺得最奇怪的是,那些決策大多數並不特別複雜或困難,往往只是尋常可見的決策而已。但就是不斷拖延,猶豫不決!

他提出這個問題以後一再發現同樣的狀況,所以他開始進行基準測試,測量人們在做專案時,得花多久才能做出決策。畢竟不管是什麼專案,我們都要做很多決定。

「結果,」吉姆說:「數據顯示我們在專案中大概每花1000美元就要做一次決策;所以100萬美元的專案,大概就要做出1000個決策。」

這樣算下來,決策數量很快升高。而且決策花費時間愈長,成本也就愈高,這是根據愛因斯坦廣義相對論的完美推理:時間不但是空間,時間更是金錢!

所以吉姆想出一個衡量標準,來計算確定需要做決定到實際做出決定總共花了多少時間。這個衡量標準稱為「決策延遲」(decision latency)。然後,他把這些數據和專案的成敗做比對。他研究全球幾百項專案,結果發現,狀況比我們想像得還要嚴重。

如圖2所示,比對彙整幾百項專案後發現,能夠在一小時以內迅速做出決策的專案,成功率高達58%(而且是在預算之內準時完成)。但要是決策耗時超過五個小時,成功率就會大幅下降到只剩18%。而且不過是五個小時,就有如此大的差異。

不過,吉姆可是拖了一年才公布這項研究,因為結果實在太驚人,也因此他在研究報告出版之前,就在一些商學院和研討會上發表。

「大家的反應非常有趣呢!」吉姆回憶道:「起初大家都說,『不會吧?這怎麼可能!這不會是最主要的失敗原因啊。』後來他們又想了一會兒才承認:『你可能說得沒錯!』」

而且最奧妙的是:這些遭到延遲的決策,其實大都是小事或是很簡單的決定。但是,當組織僵化、階層分明,整個決策流程從基層送到高層再轉回來,可能就要花很長一段時間。

「Scrum的做法就是乾淨俐落,可以讓團隊自己做決策。」吉姆說:「如果採用Scrum,決策只要經過兩層:產品負責人和團隊,所以決策比較少牽扯到利害關係人和管理階層。」

關鍵就在這裡!只有真正掌握最多資訊、了解最深入的人才能做決定。這也是整個團隊作業可以加快速度的原因。如果做個決定要花五個小時以上,八成就是要層層請示、逐級批准。

我們設定的目標就是一個小時,決策就是要這麼快。凡事都要等委員會才能做決定,簡直是找死。那麼我們要怎麼加快決策的速度呢?

(截取自本書第63—71頁)

重點摘要

做決策時不要等太久。
頂多一小時,這是目標,決策就是要這麼快。做決定還要等大家開會,等於是找死。如果決策要花五小時以上,大概就代表要向上請示、層層批准。

授權給最適當的決策者來做決定。這就是關鍵。
應該由最了解狀況、擁有最多資訊的人來做決定才對,這就是迅速決策的方法。解決問題的辦法不在身處管理階層的主管手上,而是分布在組織的節點,實際接觸客戶的人手上。

規則愈少愈好。
過於僵化的規則,容不下任何改變。組織文化如果跟化石一樣,什麼都做不到。組織結構如果能夠駕馭逼近混亂的邊緣,才會發生有趣的變化。

以簡馭繁。
簡單的規則才能促進適應力高的複雜行為;太過複雜的規則只能容納簡單而愚蠢的行為。Scrum擁有剛好的結構和足夠的規則。看起來好像有點亂,其實不然。Scrum絕非一成不變,而是巧妙的控制狀況。

(截取自本書第100頁)

【書籍資訊】
SCRUM敏捷實戰手冊:增強績效、放大成果、縮短決策流程

SCRUM敏捷實戰手冊:增強績效、放大成果、縮短決策流程

出版日期:2020.04.30

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