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天下文化首頁 主題 如何成為時間管理大師?讓計劃表實踐效率高,又能應付突發事件
心理勵志

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2020.10.12
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如何成為時間管理大師?讓計劃表實踐效率高,又能應付突發事件



圖片來源:Unsplash

最強時間管理法

如果將文件仔細分類反而導致生產力下降,整理電子郵件等於浪費時間,那行事曆的管理呢?有關行事曆的管理有兩種做法。一種是只記錄預約的時間,如看診、搭機或開會。大部分應留下空間,好讓我們安排時間。另一種做法則是仔細安排每一個時段的工作計畫,專心完成。

幸好,我們不必猜測哪一種做法比較好。心理學家柯深邦(DanielKirschenbaum)、韓福瑞(LauraHumphrey)與馬立特(SheldonMalett)招募了一群大學部的學生進行實驗。他們為這些學生設計了一個短期課程,以增進其讀書效率。

學生隨機分成三組,研究人員介紹簡單的時間管理技巧給控制組的學生(如每半小時或一個半小時休息5至10分鐘),其他兩組則除了時間管理技巧的傳授,還特別指導他們如何計劃時間。「每月計劃組」的學生必須擬定目標和訂立長達一個月的讀書計畫,而「每日計劃組」的學生則必須每日訂立目標和計畫。

研究人員原本以為,計劃組會比對照組來得成功,而日計劃組因為目標可量化且容易達成,效果應該比月計劃組來得好。結果讓研究人員非常驚訝。日計劃組的成效簡直一塌糊塗。

這一組的學生,原本每週讀20個小時,到了課程結束時,每週只花8個小時。完全沒有計劃則一樣糟,一開始每週讀15個小時,到了課程後段則減為10小時。月計劃組則是勝利組,每週平均花25個小時讀書,到了為期十週的課程接近尾聲時,甚至願意花再多一點的時間。

月計劃組比較有努力的動機,在功課上所花的時間約為日計劃組的兩倍。研究人員之後繼續進行長達一年的追蹤,發現這些學生的讀書方式的確對成績有影響:月計劃組的學生成績表現大有進步,沒有計劃的學生沒有進步,至於日計劃組的學生成績則退步了。

這到底是怎麼回事?研究人員提出兩個理論:一是日計劃組可能因為計劃太花時間和氣力,不少學生很快就放棄了;二是日計劃組的學生發現自己一再落後,不久就失去努力的動機。雖然這兩個理論都有道理,問題是:為什麼日計劃組的學生無法落實計畫?

答案是,日計劃組的學生常常無法應付突如其來的事件,像是感冒、需要待在家裡等修水管的工人上門、朋友突然打電話來說他要來找你等,也就是所謂的計畫趕不上變化。如果你訂立的是長期計畫或者沒有計畫,時間的運作就比較有彈性,能設法彌補。

有人曾實驗極端做法。安德里森(MarcAndreessen)是網際網路第一代新星:他在1994年創立網景通訊(Netscape),把這家公司賣掉之後,得手40億美元,之後在矽谷成立一家創投公司,投資Skype、Twitter、Airbnb等公司。

由於各方邀約和會議不斷,讓他非常苦惱,他索性保持行事曆空白,不做任何約定與計劃。如果某件事真的非常重要,就該立刻做。如不夠重要,那就用不著占據安德里森未來的時間。

他在2007年寫道:「我一直在實驗這種做法。我甚至無法告訴你,這麼做之後,我有多快樂。」

即使我們不能像安德里森那樣拒絕任何人的約定,也或許可以學到一點,那就是別把自己的行程排得太滿,才有應變、調適的空間。計畫過於周詳,沒有彈性,很快就會流產了。每日計畫雖然看來井然有序,但人生本來就亂七八糟、變化莫測。

【書籍資訊】
《亂,但是更好》
亂,但是更好
出版日期:2019.07.25

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