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天下文化首頁 主題 專案不是憑空想像而來的!抓住兩大關鍵因素,成功完成目標
財經企管

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2020.10.19
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專案管理革命
過去十年間,大環境與社會變化速度飛快,徹底顛覆組織的運作以及我們習慣的管理與工作方式。在許多工作都被...
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專案不是憑空想像而來的!抓住兩大關鍵因素,成功完成目標



圖片來源:Unsplash

推出專案不外乎兩個主要原因:解決問題,或是掌握機會。

我們想用這項專案解決什麼問題?舉例而言,1990年代展開的盧安達和解專案,目的是要解決圖西族人(Tutsi)和胡圖族人(Hutu)間長年戰爭導致的問題。

我們想用這項專案掌握什麼機會?舉例而言,波音777客機專案的目的,是掌握商業航空市場的巨大機會。

航空公司的客戶想要更寬廣的飛機機身、有彈性的內部配置、短程至洲際航程的飛行能力,而且營運成本要低於現有機型。如果你無法輕鬆且清楚的回答其中一個問題,就應該克制,先別急著推出專案,改做更多的研究,直到找到更扎實的支持理由。專案應該有清晰的理由,以及至少一項SMART目標(見下文說明)。

每一項專案應該有至少一個明確、好記以及與最終目的相關的目標,理論上,效益分析中應該有目標說明,但現實中,往往遭到無盡的資訊稀釋。

對於採用SMART原則的專案而言,目標是必要的條件 。

許多專案經理談論專案將產生的產品或交付的成果,例如新軟體、新平台、擴張計畫、新公司價值、改組、數位轉型等,這些全都很乏味,無法激起組織或人們執行這項專案的欲望。

不過,要強調的一點是,不應該過度樂觀看待執行專案的理由與專案的重要目標,或是以錯誤的假設為根據,專案經理及發起人必須確保目標能符合實際,或者,更好的是,目標富有挑戰性,但依然可以達成。

應該思考的重要問題

這項專案是否有明確的商業證據和清晰的原因?
這項專案是否有明確的目的和至少一項可量化的目標?

好用的工具

SMART目標:1981年11月號的《管理評論》(Management  Review)中刊登喬治•朵蘭(George T. Doran)〈撰寫管理目標與目的的SMART方法〉(There's a  S.M.A.R.T.  Way  to  Write  Management's  Goals  and Objectives),SMART目標從此成為必要的工具,能幫助人們聚焦在真正重要的事,避免注意力分散。

成功的專案至少需要一項清楚說明的目標,SMART是下列五項要素的字首縮寫:

明確具體(Specific):說明專案是由「誰」做「什麼事」
可衡量(Measurable):聚焦在這項專案會產生「多少」成果
行動導向(Action-oriented):引發實際行動來達成專案的目標
相關而必要(Relevant):確實完成專案的目的
有截止期限(Time-based):有時間規定,指出要在什麼時間完成專案目標

甘迺迪總統的登月專案是SMART目標的代表,甘迺迪總統想要在1960年代結束之前,讓美國成為第一個把太空人送上月球的國家。

確保專案成功的方法

沒有清楚證據的理由、沒有說明目的,也沒有明確目標,這樣的專案不太可能成功。釐清專案的目的與效益,不只是決定要不要投資這項專案的重要根據,也將成為號召、激勵團隊成員與整個組織支持這項專案的重要驅動力。

【書籍資訊】
《專案管理革命》


出版日期:2019.11.29

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