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天下文化首頁 主題 忙也要忙得有質感!避開3大錯誤,幫助你有效率管理人生
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2020.11.18
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文章摘錄自

領導的黃金法則
一個小男孩和爺爺下棋,他叫喊著,「不!又來了!爺爺,每次都是你贏!」「你要我怎麼辦呢?」老人回答,「...
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忙也要忙得有質感!避開3大錯誤,幫助你有效率管理人生



圖片來源:Unsplash

當人們做事成效甚小或沒有正面回饋時,便是在虛擲光陰。部屬這樣浪費生命和潛力已經夠糟了,但如果領導者這樣做,他們不但傷害自己,更把跟隨者的潛力一起揮霍掉!

我注意到不善管理自己的人,通常會犯這三個錯:

1.他們會低估自身的獨特性,做別人要求的事

詩人桑伯格(Carl Sandburg)這麼忠告:「時間是你生命中最寶貴的錢幣,只有你能決定把它花到哪裡去,小心別讓別人幫你用掉了。」正如我在第七章《 找到你的強項,並專注發展》提到的,我初入職場時,允許別人影響我怎麼花那枚「錢幣」,結果是我不停瞎忙,全無效率,不停地實現別人的期望,而非做我天賦擅長的事!

身為領導者,我想要有所改變、我想發揮影響力。換做是你,會不想嗎?當我更專注實現我的願景,而非他人的期望時,我的領導能力提升到新高。我相信我生來是要完成特定使命,但如果一味嘗試成為別人眼中的我,我根本別想去完成我自己的使命,而且還會把別人希望我做的事情做得很糟。我必須有自己獨特的貢獻,沒有任何人可以代勞。

別人有時候不了解我為何極力捍衛我的行事曆,又為何要拒絕別人的請求。我並非故意唱反調,而是因為我的使命感很強,加上我知道自己的強項和弱點,所以想充分利用有限的時間做最多的事。我不會讓別人牽著我的鼻子走,而如果你想當個有效能的領導者,也別讓人對你這麼做!

2.他們做無關緊要的事降低自己的效益

散文作家梭羅寫道:「只是忙碌是不夠的,重點是『我們在忙什麼』?」你從何判斷事情是否值得你付出時間與精力?多年來我用以下這個公式幫助自己了解一項任務的重要性,所以我可以有效管理自己。這個公式有三個步驟:

第一步:依重要程度將任務分級:

事關重大=5分

必須去做=4分

重要=3分

做了有幫助=2分

不太重要=1分

第二步:依任務完成時間的緊急程度分級:

這個月=5分

下個月=4分

這一季=3分

下一季=2分

年底=1分

第三步:將重要程度與緊急程度的分數相乘:

例如:5(事關重大)×4(下個月)=20

然後我再根據下列評量表判斷該何時完成任務:

A=16-25月底前就得完成的關鍵任務

B=9-15這一季結束前就得完成的重要任務

C=1-8年底前完成的低重要性任務

你會注意到一件事,沒有任務必須在今天或一週內完成,為什麼?我總是試著在一個月前就計畫好時間。領導者應該比組織中其他人更高瞻遠矚,如果領導者總是在危機時刻才做出反應,他們的人與組織都會遭殃。

3.未經充分訓練就行事,會降低自己的潛力

任何值得做的事都值得做得更好。每當有人不向前輩請益就嘗試完成任務,總讓我詫異不已。接受培訓、教練或指導,人們的生產力在短時間內就會產生巨大改變。

美國賓州大學教授詹斯基(Robert Zemsky)及夏門(Susan Shaman)研究美國3,200家公司後發現,資本支出每增加10%,只能提高3.8%員工生產力;然而,培訓費用每增加10%,員工生產力卻提高8.5%。

如果你想充分利用時間,就充分發揮自己,找個人幫你提升你及員工的能力。正如我的傳播工作者朋友金克拉(Zig Ziglar)說:「唯一比訓練好員工卻失去他們更糟的事是,不訓練員工還綁住他們。」

管理你的生活、充分利用時間,真是一門藝術,需要平時養成,我認識的人很少小小年紀就嫻熟此道。大部分人從來沒學會,那些學到的人則是隨著時間漸漸發展而成。

人生管理始於對時間的知覺,也從我們為善用時間所做的選擇開始。那些善於管理的人所做的事,都能:

.促進他們人生整體的目標──幫助他們成長。 

.強調他們的價值──帶給他們成就感。 

.把他們的長處發揮到極致──增進他們的效能。 

.增加他們的幸福──使他們更健康。 

.帶領、訓練別人──提高他們的生產力。 

.為別人加分──擴大他們的影響力。 

【書籍資訊】
《領導的黃金法則》

領導的黃金法則

出版日期:2019.12.02

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