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天下文化首頁 主題 要想更有效率工作,先找出霸佔你時間與專注力的罪魁禍首!
工作生活

發表日期

2020.12.16
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文章摘錄自

最有生產力的一年
生產力不是指你做了多少,而是你成就了多少。只要管理好時間、專注力,以及精力,便能運用最少時間,完成更...
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要想更有效率工作,先找出霸佔你時間與專注力的罪魁禍首!



圖片來源:Unsplash

霸占專注力的黑名單

在工作上,有些支援任務占用你注意力的比例,遠高於占用你時間的比例。舉例來說,大多數的郵件只需要花一、兩分鐘的時間回覆,但是當你每天花數十次檢查電子郵件時,等於你必須無數次反覆從重要任務轉移注意力到電子郵件上。(這樣的轉移加上多工處理所造成的成本非常龐大,大到我稍後必須用一整個章節來談論。)

再說,當你心裡惦記著是否有新的郵件進來時,勢必會占用你更多的專注力,更別說新郵件通知提醒頻頻打斷進度,害你無法專心從事更高效率的工作。

若想刪減電子郵件這類任務對於時間和生產力的影響,我發現最好的辦法,就是限制自己每天把專注力投注其中的次數

比方說,我會關掉電子郵件通知提醒,並且只在幾個特定的時段查看郵件:

早上、午餐前,以及一天結束時。另外我還發現,對於查看社交媒體、打電話,以及發送和回覆即時訊息等任務,類似的限制也同樣有效。

以下我列舉幾個一年計畫裡設定限制的例子:

每天只安排三次完整的三十分鐘時間,集中處理電子郵件。

限制自己每天只能查看五次社交媒體。

把類似的工作集中在一起,如此便不需花費太多注意力在其上(例如:一次打完所有要講的電話)。

限制自己每天只能開啟五個新的即時對話。

唯有當我有時間、專注力和精力應付任何臨時出現的事情時,才會查看新郵件。

事先決定你處理電子郵件等任務的時間(而不是隨時來了就處理,也不是當你想做就去做),可能同時帶來許多好處,例如:幫你騰出更多的專注力;使你更加用心工作;一整天都不必惦記著支援任務,因為你已經事先決定處理的時間。

我花了好幾個星期,才終於養成不再頻繁檢查郵件的新習慣,但在我養成這項習慣、減少關注低影響力任務的次數之後,又加上我工作時不再那麼常連接上網,我的頭腦變得更加清楚,能夠投入實際工作的時間比過去多出許多。

霸占時間的黑名單

許多支援任務占用你時間的比例,則遠比占用你注意力的比例還要高。以開會為例,雖然有些會議的確很重要,但一般人浪費在其上的時間卻多到難以置信:一般上班族竟有百分之三十七的工作時間在會議中度過。在一項針對一百五十名高階主管所做的調查裡,他們認為百分之二十八的會議不必要開,純粹只是浪費時間。(我敢說,對大多數上班族而言,這個比例應該高過百分之五十,因為高階主管不會應邀出席毫無意義可言的會議。)

不具生產力的會議與電子郵件之類的支援任務剛好相反:它們占用你大量時間,但幾乎用不到你的專注力或精力。

以下是我在一年計畫期間,針對會議而設定時間限制的幾個例子(當然,相較於大多數的上班族和高階主管,我對自己的時間有更大的掌控權):

我限制自己每週最多參加四小時的會議(超過這個時間的任何會議,我一定推掉或取消)。

「休個假」遠離支援任務(例如,針對電子郵件放假一、應付高影響力的任務)。

這些限制不但促使我事情完成得更快,也促使我想出更聰明工作的點子,因為我的時間就只有這麼多。針對那些同時占用大量時間和注意力的支援任務,我認為替它們同時設置時間和專注力限制非常有效。

在我的生產力計畫裡,當我發現電子郵件霸占大量時間後,我不但規定一天只有三個時段能把注意力放在清空收件匣上,我還設定了一個規則:每封寄出的電子郵件裡,我最多只能寫五個句子;而且為了避免誤會,我還清楚註記在自己的電子郵件簽名檔裡:「為了你我的利益著想,我寄出的每封電子郵件裡,最多不超過五個句子。」我的電子郵件收件人似乎都能理解,而我自己也立刻發現,搞定收件箱從未如此簡單過。

當我發現自己難以用短短五句話寫出回信時,這等於是提醒我:或許這件事用打電話來處理會更有效率。

至於某些名列「霸占時間黑名單」的事情(例如:毫無意義的辦公室閒聊),本質上更難馴服。雖說建立更深的辦公室情誼,有助於大幅提高你的生產力,但值得深思的是,這些無意義的辦公室閒聊是否會耗費你寶貴的時間

如果是的話,不妨制定一個計畫遠離閒聊,例如:在處理重要任務時戴上耳機、遠離瘟疫般的流言、找辦公室以外的地方休息、請打擾你的人幫忙你處理工作,或是在「生理黃金時段」裡關上你辦公室的門等等。

總之,上述方法能夠幫助你空出更多時間,留給對你影響最大的任務。

【書籍資訊】
《最有生產力的一年》


出版日期:2019.07.10

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