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天下文化首頁 主題 PowerPoint把人們變笨了!如何更聰明地運用簡報,讓會議更有效率?
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發表日期

2021.03.08
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不當決策
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PowerPoint把人們變笨了!如何更聰明地運用簡報,讓會議更有效率?



圖片來源:Unsplash

如果你在尋找對話的障礙,也就是那些凍結對話並讓與會者昏昏欲睡的事物,PowerPoint投影片是一個不錯的起點。萬能的PowerPoint簡報投影片有個讓討論窒息的獨門絕招,那就是把會議變成由單一觀點主導的單向道。就連海軍陸戰隊將軍吉姆.麥堤斯(Jim Mattis)在擔任美軍聯合部隊司令時,都曾哀嘆道:「PowerPoint把我們變笨了。」

PowerPoint有助於呈現事實和主張,甚至可以為有益的討論建立基礎。但是在實務上,它通常用來隱藏論述的弱點、以視覺的花招讓觀眾分心、占用發言時間,並限制辯論的時間。

PowerPoint無所不在,那就是為什麼很少有經理人敢全面禁用它。但是,有勇氣這麼做的經理人,對於PowerPoint封殺令的成效深感滿意。「那些報告讓我們沒辦法討論,」一間家族企業的老闆這麼說,並且很高興可以因此改變會議調性。多年前,史考特.麥克尼利(Scott McNealy)在昇陽電腦(Sun Microsystems)禁止使用PowerPoint,而他對於這項禁令的成果非常滿意,甚至毫不猶豫的做出一個令人意外的強烈宣告:「我敢說,全世界的每一家公司,只要禁用PowerPoint,獲利就會一飛衝天。」

要是這麼簡單就好了!避免「PowerPoint致死」的其他措施正在興起。例如,亞馬遜不採用簡報,但是要求提供「有結構的敘述的六頁備忘錄」給所有與會者,並在會議一開始時安排一段完全安靜的時間,大家一起閱讀。

這不是選擇使用不同軟體的問題,也不是偏好垂直方向的紙張勝於水平方向的紙張,就如亞馬遜執行長貝佐斯所言:「如果有人用Word製作要點列表,那和PowerPoint一樣糟。」備忘錄的價值在於強迫寫的人釐清議題、表明假設,並闡述連貫的主張,而不是「給想法搽脂抹粉」,並「忽視」它們的「相互關聯」。也就是說讀的人能夠以自己的步調,運用他們的批判力,發現其中的推論。

但是,為什麼要在會議中一起讀備忘錄,而不是像大部分組織的標準做法,在會前寄發?貝佐斯說,這是因為「經理人就像高中生,會在會議裡虛張聲勢,一路矇混過關,好像他們已經讀過備忘錄一樣。」(多麼令人震驚!當然,或許你從來不曾這樣。)像是在自修室裡一起閱讀備忘錄,看起來或許奇怪,但是這能保證在辯論開始時,「每個人都真正讀過備忘錄,而不是假裝知道。」

同樣的原則也適用於董事會通常採用的「董事會會議手冊」(board book),那等於是一本厚厚的PowerPoint簡報集,但不只是在會議前發送。網飛已經以備忘錄取代這些會議手冊,董事會成員可以透過電子文件在備忘錄加上問題和意見。這份備忘錄長約三十頁,包含佐證資料的連結。這份備忘錄的目標和亞馬遜的目標一樣,時間應該花在實際的討論上,而不是報告和澄清資料的問題。

限制PowerPoint的運用

這種做法為什麼沒有廣為流傳?儘管PowerPoint有大家長久以來都承認的嚴重缺點,為什麼它仍然會在會議室鎖住與會者的喉嚨?為什麼我們不乾脆全都改為採寫備忘錄?很簡單,因為很難!

一疊投影片和一篇好的備忘錄之間的差異,不只在於格式的選擇;撰寫備忘錄要投入相當多的時間、心力和技巧。網飛的董事會備忘錄是經過九十位高階經理人的審閱而成。貝佐斯對一份優質備忘錄的描述,值得不厭其煩的引用:「好的備忘錄要一寫再寫,與同事分享,請對方改良內容,然後放個兩天,以新鮮的心智再次編輯。它們就是沒辦法在一兩天內完成……好的備忘錄或許要花一週或更多時間才能完成。」

這就是為什麼對大多數組織來說,全面禁止使用PowerPoint是過於激烈的做法;為PowerPoint的使用設立限制條件,反而是比較實際的目標。

【書籍資訊】
《不當決策》
不當決策

出版日期:2021.03.05

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