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天下文化首頁 主題 一次只做一件事情,工作更有效率!
財經企管

發表日期

2018.05.10
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一次只做一件事情,工作更有效率!


我常聽到有人吹噓自己同時做很多事的能力,你一定也是如此。就算你沒有自吹自擂,你一定也有這樣的親友或同事,例如:同時處理三個專案的人;一邊開車,一邊講手機的人;大聲抱怨自己每天有多少事要處理,藉以炫耀自己能耐的人等等。這類炫耀自己有多忙的行為,正成為我們工作文化的一部分。

多工的能力似乎很吸引人,在這個資訊會透過一千種管道傳進來、「必須馬上做」的事情也愈來愈多的時代裡尤其如此。我們都想變成三頭六臂的超人,也告訴自己「我做得到」。但不幸的是,我們根本做不到,我們愈是以為自己做得到,就會做得愈糟。

原則一:一次只做一件事

猶他大學已在這方面做過許多有趣的研究,研究人員詢問受測者是否覺得自己擅長多工,像是開車時講手機,並實地測試真切與否,最後得到的結論是:人們對於自己多工能力的認知有嚴重自我膨脹的情形;事實上,大部分的受測者都認為自己的多工能力在平均水準以上。他們的自我評估幾乎沒有事實根據,因此多工做事及最愛在開車時講手機的人,極有可能過於高估自己的能力。

研究報告的主要撰寫人大衛‧山伯恩馬茲(David Sanbonmatsu)在2013年1月向國家公共廣播電台的部落格專欄「直擊」(Shots)透露:「人們之所以多工,並不是因為他們擅長多工,而是因為他們容易分心,他們難以克制自己去做另一件事的衝動。」換句話說,那些多工得最厲害的人沒有辦法專心,他們無法自制。

一位名叫哈洛德‧帕施樂(Harold Pashler) 的科學家,在1990年代早期證明了這件事,他稱為「雙重任務的干擾」(Dual Task Interference)。他先要求一群受測者做一件非常簡單的事,像是在燈亮起時按下按鈕;接著他又要另一群受測者做同樣的事,但是又加上另一件簡單的任務,像是根據閃燈顏色的不同來按下不同的按鈕。在增加第二項任務後,無論任務的內容再怎麼簡單,花費的時間照樣加倍。

帕施樂的推論是,其中出現了某種處理瓶頸,人們因此一次只能想一件事。他猜想,有某種程度的心力是花費在把一個程序「打包」放到記憶中,再把另一個程序拉出來執行工作。每當人們在不同任務間切換時,就是這樣的過程在耗費時間。所以,我們根本沒有真的多工,還是一樣一次只能集中在一件事上。你在講手機,就算你和人家在討論的只是順路要去買牛奶,事實上你就是看不到眼前的車子,你的大腦無法同時處理這兩件事。

原則二:事情做一半等於沒完成

舉一個全球幾乎任何已婚夫妻都會碰到的簡單例子:「甜心交辦事項」清單。在任何一週裡,我的清單上通常會有十項至二十項必須完成的瑣碎任務,從重新油漆浴室、為家裡補充狗食、償還房貸,一直到清掃落葉都包括在內。這是日常生活的一環,也是融入這個社會的必要歷程。有很多方法可以解決這份清單,但你可能犯下的最大錯誤是試圖同時做五件事,這等於是在多工,你很可能無法把每件事完成,反而留下做到一半的工作。

試想(或者如果你很不幸的話,請回想一下)自己的手邊有四件做到一半的任務:你已經油漆好浴室的一面牆;狗食還在後車廂;償還房貸的支票已經寫好,但是還沒寄出;樹葉已經堆好,但是還沒裝袋。這時,你儘管已經花費心力,卻沒有創造出任何價值。唯有在保護用蓋布與油漆罐已經移出浴室、已經餵了狗、銀行已經收到款項、院子已經確實沒有樹葉等狀況下,價值才會出現。做到一半的事,基本上就等於沒做。

沒完成的工作或無人使用的產品是同一件事的兩面:已付出心力,但沒有正面成果。請你別這麼做。

原則三:第一次就把事做對

我們不可能永遠在第一次就把事情做到完美。我們都是人,都會犯錯。你處理錯誤的方式,可能會對你把事情做完的速度與成果的品質造成很大的影響。在豐田,每位工廠工人都有權停止生產線。此舉背後的想法是,製程需要持續改善,而解決問題的最佳時機就是在你看到問題的當下,而非在問題發生之後。

我已經談過許多關於人類大腦限制的事,我們能記得的事就是那麼多;我們一次只能集中在一件事上。我們會因為沒有在第一時間改正問題,而必須花費更多的心力,其實也是來自於類似的限制。當你在進行某個專案時,腦中都是和它有關的東西,你很清楚之所以要做某件事的所有原因,這時你的腦子裡存在一個與之相關的複雜架構。想在幾週後重新建立這樣的架構十分困難,你必須先想起你在做決定時納入考量的所有因素,必須重新建立促使你做出該決定的思考流程,必須再度成為當時的自己,把自己拉回到已經不復存在的思維裡。做這些動作都要花費時間,而且還是很長的時間,是你在發現問題的當下就馬上把它改正的二十四倍。

相信各位在自己的工作中已經有過這樣的經驗,而且從中學到的教訓可能是在孩提時期早就有人告訴過你的:第一次就要把事情做對。實驗資料只告訴我們另一件事:假如你犯錯,要在察覺之後盡快改正,否則你將會付出代價。

原則四:太努力工作會增加工作

為何一個人的工時減少,卻能做更多的事呢?表面上看起來毫無道理。麥斯威爾表示,工時太長的人會開始犯錯,正如同我們先前得知的,改正錯誤可能會比創造新事物花費更多的時間。工作超出負荷的員工比較不容易集中注意力,而且會開始影響別人也跟著分心,不久之後他們就會開始做出錯誤決策。

有令人不安的證據顯示,我們做決策的能耐很有限,在我們的精力消耗得愈多、休息時間愈短時,我們做出的決策就會愈糟糕。

長時間工作並不會讓你做完更多的事,反而讓你做得更少。工作太操勞會導致疲憊,疲憊就會導致錯誤,迫使你必須改正自己才剛完成的事物。平常和週末都不要加班,只在平日以自己能接受的速度做事,也別忘了要休假。

摘自《SCRUM》

SCRUM

Photo:Gabriel Rojas Hruska, CC Licensed.

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