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天下文化首頁 主題 一次只做一件事
工作生活

發表日期

2016.08.16
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文章摘錄自

最有生產力的一年
如何提高效率、有效運用每一天的時間,是忙碌現代人的夢魘!克里斯・貝利(Chris Bailey)被T...
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一次只做一件事


要做到一次只做一件事,說來容易做來難。

正如我在生產力計畫裡所發現的,一次只做一件事就跟做代數習題和組裝IKEA家具一樣:理論上非常完美,但實務上卻出奇地困難。

根據我的經驗,一次只做一件事之所以讓人更有生產力,其主要原因跟簡化手邊任務讓人更有生產力是一樣的。當你簡化手邊的任務、計畫和承諾時,你把既有的時間、注意力和精力分配給較少的事物,因此每件事所分配到的時間、注意力和精力相對就更多。當你一次只做一件事時,道理也是一樣的:你投注所有的時間、注意力和精力在單單一件事情上,因此會達到事半功倍的成效。

一年計畫期間,當我進行一次只做一件事的實驗時,我常會抵不住誘惑又回頭嘗試一次做好多事情。我發現,對治這種情況的最好辦法就是從少量開始,而且要少到不能再少。剛開始,我會設置一個計時器,只用少許時間處理單一任務,如二十分鐘;隨著我的注意力肌肉愈來愈發達,我再逐漸增加時間。到我計畫結束時,我可以一整天只專注做一件事。不過,就像我在本書裡談到的大多數技巧一樣,我若說自己已經很完美,那肯定在說謊;但我的確每星期都有進步。

當你每次拉回自己游移不定的心思、不斷把注意力帶回你最重要的工作上,總有一天會開花結果:你專注工作的能力會變得很強。

研究指出,當你一再運用意志力、努力重新將心思帶回工作上,假以時日,你的執行控制能力終會獲得提升、你的前額葉皮質終會強大到戰勝邊緣系統;到了最後,你將能掌控你的大腦。每當你把注意力拉回到單一任務上,你便強化了這個習慣,而且它會逐漸變得愈來愈穩固。特別當你一開始就刻意迴避干擾和分心事物的話,成效會更大。要把你在工作上投注的專注力從原先的百分之五十三,提高到百分之八十或九十,並非一朝一夕就能做到,但它能帶給你意想不到的成效,非常值得你付出努力。尤其當你一次專心做的那件事是你最重要的工作時,肯定會有加乘效果。

以下是我練習單工處理時最喜歡採用的幾個方法,它們成功強化了我的注意力肌肉:

• 按照番茄鐘工作:

「番茄時間管理法」(Pomodoro Technique)是法蘭西斯科.奇里洛(Francesco Cirillo)於一九八○年代發明的方法,既簡單又非常有效。藉由這個方法,你一次花二十五分鐘只做一件工作,然後休息五分鐘。做完四組二十五分鐘的工作後,你可以休息十五分鐘或更久。我認為這是嘗試一次只做一件事的最佳方法之一,可以測出適合自己的時間。經過幾次「番茄鐘」練習後,我猜你會愛上這種方式的。(我發現,這個方法雖然並非每次都好用,但它能有效幫助你投注大量精力和專注力在高回報任務上。)

• 電話會議:

進行電話會議時,盡量不要查看電子郵件或簡訊;只需盡可能把更多心思放在電話會議上,更重視它。每當你忍不住想轉移注意力到其他事情時,請將注意力拉回到電話會議中,再次鍛鍊你的注意力肌肉。如果你不能停止想其他事情,不妨問問自己,是否一開始就不該答應參加這次的電話會議。

• 傾聽:

當你積極聆聽別人說話時,你會把所有的注意力和焦點都放在這段談話上;你不會想著下一句要說什麼,也不會想著其他事情或是一邊做別的事情。每當你把注意力拉回眼前這段談話時,你等於再一次鍛鍊你的注意力肌肉。這項技巧需要練習,但隨著時間的推移,它能幫助你更有效管理你的注意力、發展出更緊密、更有意義的人際關係,並減少不必要的誤會。我在計畫期間實驗積極傾聽時,我發現幾乎每個人都樂於見到我把注意力完全投入到談話裡。每當我跟別人碰面時,我會先將手機整個關掉,這樣才能讓我全心全意專注在眼前的交談上。姑且不論它對生產力的影響,至少這對你的人際關係有極大的幫助。

• 閱讀:

就像本章一開始的挑戰一樣,我希望你在閱讀時,能夠盡量投入更多的注意力在你所閱讀的內容上。關注你的思緒,當它開始飄走時,把它引導回到書本上,這麼做等於再一次強化你的注意力肌肉。此外,思緒還有一個地方需要你關注:別讓它變得焦躁,當你還沒讀完這一頁、心思就迫不及待想翻到下一頁時,要設法把心靜下來。

• 飲食:

這是個值得一試的有趣方法。雖然在辦公室要做到這一點很難,但你在家時可以用它來強化你的注意力肌肉。回想一下,你上次坐下來專心吃飯、沒做其他事情是什麼時候?當你放慢吃或喝東西的速度,你等於創造出更多的注意力空間,用以專注你口中食物的味道與口感,讓你更享受食物的美味。你不妨做一個有趣的試驗,觀察你大腦思緒多久會飄走一次。你只需設置幾分鐘的計時器,帶著你喜歡的食物或飲料,找個安靜的地方坐下來(若你選的食物很好吃,這個實驗會更有趣),並專注在你口中食物的味道與口感。這就跟閱讀一樣,你需要關注自己的思緒,別讓它迫不及待。換句話說,在你還沒品嘗完口中食物時,不要急著想著下一口、或急著把下一口食物送到嘴邊。我敢說,有兩件事肯定會讓你感到驚訝:第一、你大腦思緒飄走的頻率很高;第二、當你放慢速度品嘗食物時,它會出奇地美味。(如果你想要從這個試驗中得到更多的樂趣,不妨試著將食用的速度放慢兩倍;這樣一來,你享受美食的時間也就變成兩倍長啦!)

上述所有方法的關鍵在於:不斷將你分散的注意力帶回眼前的任務上。每當你飄離的心思重回手邊的任務時,你的注意力肌肉會變得更加強健,你對大腦思緒的控制能力會變好,避免大腦在日後再度分心。這的確不容易做到。所以我才會建議你從少量開始,但它值得你付出努力。

此外,我發現單工處理還有許多其他好處。當我開始一次只做一件事、放慢速度從容行事之後,我開始對眼前所做的事情有更深的覺察;發現自己有哪些不假思索就自動做出的習慣;體悟到我所做工作的價值;甚至可以看出自己正在拖延。我不再任由心思來回擺盪在各個電子設備和APP之間,因此有機會反思自己所做的工作,這讓我得以從眼前的工作中退後一步,思索該如何更聰明、甚至更富創意地工作。

摘自《最有生產力的一年》

最有生產力的一年

數位編輯整理:陳子揚
Photo:George Bannister,CC Licensed.

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