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天下文化首頁 主題 幹練者的辦公桌上「什麼都不放」
心理勵志

發表日期

2016.11.14
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幹練者的辦公桌上「什麼都不放」


能者的資料只有「一張圖表+一句具說服力的話」

我有個習慣,就是會把文件堆在辦公桌右側,因此桌上經常有座高達三十公分的文件山(笑)。

而且,這些文件資料也沒有排列整齊,只是雜亂堆疊,所以隨時都有可能發生雪崩。要說這全部都是必要文件嗎?也不是,而是處於一種「總之先放著」的狀態,到了年終,給辦公桌來個大掃除時就會發現,其實幾乎都是不要的文件。

所以,行銷人員S君甚至還說:「後田的辦公桌好像夢之島(東京都的垃圾掩埋場)喔!就是因為辦公桌上堆滿文件,所以工作才這麼慢唷!」

S君是個平均每週都要提三個新案子的當紅行銷人員。行銷部門是企業的核心,需要不斷進行市場調查,所以手邊應該隨時都有幾十頁、幾百頁的調查資料。

然而,他的辦公桌上卻什麼都沒有。他習慣把文件整理得條理分明,好方便隨時取出需要的資料。同時,也不擺放任何會分散注意力的東西,讓辦公桌的功能極盡單純化。

而S君所製作的提案資料也是「簡單得有如地平線一般」。

過去,曾經有一位外商客戶對我說:「日本的行銷人員,都喜歡在一張投影片上塞進好多資訊。難道不能表現得再一目瞭然些嗎?」關於這點,S君的企劃書就堪稱是理想形式。因為,S君在一張投影片上只會放上「一張圖表+一句具說服力的話」,就好像讀給小孩聽的「紙偶戲」一樣。

丟的基準是,文件三個月、電子郵件一個月

「地平線理論」就是將辦公桌比擬為「地平線」的理論。幹練者的桌上什麼都不放,看起來就像地平線一樣平坦。

我踏入社會、成為一個上班族,至今也有十七個年頭了。我的觀察是,幹練者的辦公桌都收拾得非常乾淨,無一例外

為了讓辦公桌變成「地平線」,就不能累積任何物品和文件。我的習慣是,三個月內都沒有拿起來看的文件就毫不猶豫的丟掉。三個月內都沒有拿起來看,就意味著「就算沒了,對工作與生活也沒有影響」。我實踐這項「三個月原則」已經超過十年了,從未發生過因為丟掉文件而深感困擾的情況。

同樣的,我也不在電子信箱的收信匣裡累積郵件。電子郵件的丟棄基準是「一個月」。一個月內都沒有再打開來看的電子郵件,我就會直接丟到垃圾桶裡。

摘自《谷底翻身的38個訣竅》

谷底翻身的38個訣竅

數位編輯整理:陳子揚
Photo:pixabay,CC0 Licensed.

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