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天下文化首頁 主題 75%的工作都可以模式化
心理勵志

發表日期

2017.01.06
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75%的工作都可以模式化


很多工作其實是曾經做過的

大部分工作都可以藉由模式化提升效率,在一天之內完成原本需要花費兩天時間的工作,也絕非遙不可及的夢想。

75%的工作都可以模式化。

聽到我這麼說,各位是否會感到驚訝?

或許各位會說:「我做的工作才沒有這麼簡單。」

「能夠用範本完成的工作,成果一定不理想。」

果真如此嗎?

各位不妨回顧一下每天的工作。

據我的觀察,煩擾各位的工作中,有75%都是以前曾經做過的工作。

比方說,電子郵件。現在,早已邁入資訊化社會,撰寫大量的電子郵件,應該也成為各位工作中的一環。當然,也有人認為電子郵件的往來根本不算是工作,我也很想大力贊同這種意見,但實際上,上班族每天就是必須花時間處理無數的電子郵件。

撰寫電子郵件正是「以前曾經做過的工作」最典型的代表。當然,電子郵件的傳送對象各不相同,內容也不可能一模一樣。即使如此,在撰寫時也不需要從零開始。假設回電子郵件總共花了5分鐘,會不會其中有3分鐘都花在「重新輸入以前曾經寫過的內容」這種單純的作業上呢?

比方說,寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質,像是「初次拜訪後的致意」、「寄送資料用的郵件」、「價格交涉郵件」、「季節問候郵件」等等。即使客戶不同,即使內容細節稍有差異,但結構上其實大同小異。所以,只要事先準備幾種範本,就足以重複利用。

在拜訪客戶、聽取意見時也一樣。即使拜訪的客戶不同,第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的,就算是諮詢工作也不例外。

我所經營的AUN顧問公司,主要業務是搜尋引擎行銷,也就是設法讓客戶的網站在搜尋結果中名列前茅。我們的任務是針對客戶在SEO等行銷方面的需求,提供量身訂作的服務。然而,只要把焦點放在工作的進展上,任何案子都一定存在著共同點。

因此,不妨把要向客戶發問的項目歸納為「問題清單」,發給所有業務員。如此一來,每次拜訪客戶時,就可以避免浪費時間,也無需擔心有任何遺漏。而且,即使是經驗不足的新手,在詢問客戶意見時,也可以達到和資深員工相同的水準。

將工作模式化,感覺時間變多了

英國歷史、政治學家帕金森(Cyril Northcote Parkinson)針對官僚體制進行了研究,在他提倡的「帕金森法則」第一條中,提出了以下的論點。

工作量會膨脹到把這項工作被賦予的時間全部用完為止。

這句話的意思是,原本可以在短時間內或是用較少預算完成的工作,如果不積極處理,就會把所有時間和預算消耗殆盡。這是對公務員和組織的諷刺,但也帶給我們很大的啟示。也就是說,那些口口聲聲說「有太多事要做,所以沒有時間」的人,永遠不會有時間。然而,如果積極思考如何才能在短時間內把事情做完,並發揮巧思,就可以在短時間內完成工作。所以,關鍵全在於心態。

本書所介紹的「模式化」就是發揮這種巧思的手段之一。

後面也將提到,有些工作就是無法模式化、不可以模式化。但是,煩惱「忙得沒有時間」、「被工作追著跑」的上班族中,多數人的工作都仍有大量的模式化空間。他們之所以整天忙碌不已,就是被這些重複進行的工作困住了。

每天都得處理許多例行業務和瑣事,是上班族必須面對的宿命。不過,在處理這些工作時,每次都從零開始,花費大量時間在回想、思考和調查的人,和藉由模式化縮短時間的人,在工作效率方面會產生極大的差異。

工作速度一旦加快,就可以減少時間的浪費,就會感覺時間變多了。

當然,和沒有製作模式的人相比,想將工作模式化的人必須花費時間在製作模式這項新的作業上,但這是一種先行投資,而且是絕不虧損的投資。

摘自《模式化工作術》

模式化工作術

數位編輯整理:陳子揚
Photo:pixabay,CC0 Licensed.

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