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天下文化首頁 主題 幫你擺脫雜亂的5個習慣
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發表日期

2017.01.24
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5個選擇
遇事隨即反應,你的日子將充滿瑣事;暫停一下,讓思考的大腦主宰,即使身處全年無休、高速運轉的世界,你也...
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幫你擺脫雜亂的5個習慣


在知識掛帥的世界,我們受雇來思考、創造與革新,而我們用來創造價值的主要工具就是大腦。因此,在繼續往下探討之前,讓我們先稍微了解一下大腦如何運作。

別擔心,我們不會深入鑽研高等的心理學或大腦化學反應。我們將簡單介紹大腦的兩大基本部位:專司反應的大腦(Reactive Brain)與負責思考的大腦(Thinking Brain)。

專司反應的區域位於大腦下方,「對抗或逃跑反應」就來自於此,這裡也是處理感覺與情緒的地方。重要的是,正如我們即將看到的,大腦也在此處理壓力和愉悅的心情。這些處理過程大部分都是自動進行,在有時間思考之前,就已經在進行了。專司反應的大腦區域也培養尚未根深柢固的習慣。我們在此建立強大的思考模式與行為模式,這些模式強大到變成無意識的自動反應,就像一邊開車去上班,一邊忙著思考其他事。

根據科學家的說法,專司反應的大腦是用來確保人類的生存,最早可回溯到史前時代。想像一下,有個石器時代的穴居人走在森林裡。面對當下的危險,他必須像劍齒虎一樣,不經思考就能迅速反應,唯有仰賴這種能力,他才能活下來。如果他沒辦法快速移動,就會成為虎口下的食物。

相反的,大腦上方是負責思考的區域,我們在這裡做出有意識且意圖明確的決定。這通常被稱為大腦的「執行功能」,在這裡,我們可以有意識的指揮自己的反應,克服專司反應的大腦造成的衝動。這個區域讓我們主導自己的行動,而非衝動反應。我們在此深思熟慮,選擇把注意力放在哪些事情上。

因為專司反應的大腦面對外界的回應是習慣成自然,需要的能量不多,所以這個區域反應迅速,除非刻意選擇不同的行動,否則通常由專司反應的大腦主導,將注意力從更高層次的思考轉移到更即時的刺激上。

我們看到的大多數廣告,就是運用令人吃驚的移動、出其不意的聲音和性感影像等設計,來吸引專司反應的大腦。套一位研究學者的話:「行銷的意義一目了然:快速感動人,將抵抗力降到最低,我們必須把大部分心力投注在行進速度緩慢的身體與情緒處理過程,這正是促成無意識消費行為的快速道路。」從這個觀點來看,我們只不過是具有神經元的皮夾─ 行銷的目的是為了吸引專司反應的神經元一陣子,只要時間久到足以讓我們掏出皮夾來即可!

相反的,負責思考的大腦必須耗費更多時間與精力,但也正是這裡讓我們超越自己的原始反應,循規蹈矩,遇事有更好的決定。若說人類為什麼能走出洞穴,開創文明與文化,這個大腦部位就是最好的解答。我們遇到情況能夠選擇更加深思熟慮的反應,這份能力就是身為人類的核心意義。

根據神經科學研究得來的好消息,其實可以透過練習重新連結大腦,讓我們在做決定時更加思慮周全、更有洞察力。我們生活的品質、愉悅和快樂取決於那些具有洞察力的決定。

時間矩陣

富蘭克林柯維公司的時間矩陣模式是歷久不衰的架構,幫助人管理自己的時間,呈現完整的思考方式。這套模式賦予我們敏銳的洞察力,讓我們明白應該把時間、注意力與精力花在哪裡,做出正確的決定。

整個架構的基礎在於,緊急事務與重要事務之間的相互作用。以下是這兩個詞的定義:

.緊急:有些事似乎必須立刻做,不論後來會不會影響結果。
.重要:有些事如果不做,就會嚴重影響結果。

時間矩陣模式說明人將自己的時間、注意力與精力用在四大象限的其中之一,而這一切取決於事情的緊急與重要程度。

勢在必行的象限1

象限1的事既緊急又重要,包括危機(比如去醫院探病)、緊急會議、截止期限前的最後關頭、迫切的問題與突發事件。這些都是必須立刻進行的事,萬一沒做這些事,就會產生嚴重後果,因此才將這個象限稱為「勢在必行」。不論是憤怒的客戶打電話來、家人心臟病發作、伺服器故障、你的主管現在需要某樣東西,還是有個大好機會到來,需要立刻投入注意力好好掌握,否則就會錯過機會⋯⋯事到臨頭,還真是非做不可。

如果把許多時間用在象限1,你或許會覺得自己很有生產力,精力充沛;可是,若花太多時間在這裡,也會筋疲力竭。若把時間都花在危機和迫切的問題等戲劇性事件上,壓力就會提高,耗盡你最好的思考與創意能量。雖然象限1的事通常勢在必行,但在做這些事的時候,鮮少發揮最好的表現、最大的創意,也很少獲得最高價值的成就,即使當時感覺如此。

就投資的角度來說,你通常只是回收原先投入的一切。基本上,這是一個不賺不賠的象限,你投入多少注意力與精力,就會得到多少成果。甚至,你所謂的英雄事蹟可能會得到短暫的關注,但從整體來看,這並非長久之計,無法為長期的成功打下穩固的基礎。

令人分心的象限3

象限3的活動雖然緊急,但不重要。由於這些事很緊急,好像必須立刻解決,但即使你沒做這些事,也不會有嚴重的後果。象限3的事包括不必要的干擾、多餘的報告、無關緊要的會議、其他人的小事、不重要的電子郵件、任務、電話、狀態更新等。

許多人將大把時間用在象限3,卻以為自己做的是象限1的事。其實,他們只是一遇到事情就直接反應,誤以為付諸行動就會有所進展,把行動和成果搞混了。

如果在這裡花太多時間,就會忙個不停,卻無法如願以償。行程滿檔的行事曆和長長的待辦清單,不一定等於豐富充實的生活。雖然看起來忙碌,但只是表面上忙碌而已。我們原本可以專注投入真正重要的事,每天在職場、在家裡發揮真正的影響力,有所成就;然而,象限3的事搶走了我們的注意力與精力。

就投入象限3的時間與精力來說,你得不償失。你賠掉了注意力與精力,收支平衡為負值。

象限4是無益的浪費

象限4的事情既不緊急,也不重要,我們稱為「無益的浪費」。其實不應該在這裡花費任何時間、精力,但我們往往在象限1和3拚命努力,最後耗盡心力,於是逃往象限4。在這裡,我們讓大腦完全放空,過度懶散,把所有時間都用在看電視、遊戲、上網、八卦與其他浪費時間的事情。

在象限4,我們發現所有事情都很極端。比方說,適度的放鬆可以恢復活力,在象限2,這是非常重要的活動(我們稍後會多探討一下這個象限)。可是,當我們發現週末已經過了十小時,卻依然穿著睡衣,手拿遙控器,看著重播的實境節目,而我們根本不在乎節目內容時,此時就該知道,這種放鬆不再是促進生產力的放鬆,我們已經深陷象限4的泥沼中。

一旦在象限4耗費太多時間,人就會沒精打采、漫無目標,還會讓人感到憂鬱,甚至絕望。此外,還會產生罪惡感,心裡明知最好把時間用在更重要的事情上,卻沒有動力行動。雖然其中有些活動讓人感到短暫的愉悅,但這其實只是垃圾食物,空有熱量,卻沒有營養,無益於生活、人際關係或自我價值感。

你在象限4投入時間與精力,結果回收的效益是零。

帶來非凡生產力的象限2

象限2的活動很重要,但不緊急。這是帶來非凡生產力的象限,因為在這裡,你可以掌控自己的生活,從事一些確實可以影響結果、獲得成就的事。列入象限2的事情,包括積極主動、影響重大的目標、創意思考、計畫、未雨綢繆、建立關係、學習成長與日新又新。象限2與其他象限不同,在這裡遇事必須有意識的選擇。你得善用負責思考的大腦部位,清楚判斷哪些事具有最高的價值,然後採取行動。

現在,我們好像聽到大家說:「象限2好歸好,確實很理想,可是,對我來說不切實際。我沒時間做象限2那些有的沒的事。」

真的嗎?

實情是你若想創下一番豐功偉業,每天都覺得自己做出最大的貢獻,就非得把時間花在象限2不可。儘管,有時候這確實不容易。你必須耗費心力,做出深思熟慮的決定,還可能需要打破自己的習慣,放棄一些社交活動,感覺上或許有點違反常理。不過,你付出的所有努力都會帶來驚人回報。

用在象限2的時間可以讓象限1的危機與問題減少,因為你就會刻意花時間計劃、準備和預防。如果把時間花在象限2,人際關係會更健全,因為在出事或危機發生之前,就已經先投入時間經營人際關係。你在工作上也會更自信,更有效率,因為你不會等到最後一刻才開始進行重要的計畫。你的壓力會降低,因為你刻意減少花在象限1、3和4的時間。

從長遠來看,你的生產力會提高,因為平常就好好照顧自己的身體,養精蓄銳。最重要的是,你會知道自己在真正重要的事情上有所進展,這些事會為你每天的工作與生活創造價值。在象限2,你會找到最深思熟慮、最有創意也最積極主動的事,這些才是真正能改變局勢的事。

估算盈虧:你投入象限2的時間與精力,會讓你回收更大的獲益,甚至大大超越你投入的一切,收益呈倍數成長。正是這個原因,才讓象限2成為帶來非凡生產力的象限。

摘自《5個選擇》

5個選擇

數位編輯整理:廖佩汝
Photo:pixabay,CC0 Licensed.

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