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天下文化首頁 主題 用對力氣,比用力更重要
工作生活

發表日期

2015.07.28
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文章摘錄自

工作,只有專業還不夠
職場圖文作家 馬克、「專案管理生活思維」平臺 張國洋、姚詩豪 真心推薦給年輕人的職前特訓班進入社會前...
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用對力氣,比用力更重要


「爸爸,你上次有說要聊怎麼『向上管理』,請傳授一下祕訣吧?」假日午後,我們全家人在社區後山步道悠閒散步時,A寶突然提出這個請求。

我看到一位山友牽著狗迎面而來,隨口回答A寶:「很簡單啊!要把上司當作寵物來養。」

「啥?」看來我的回答讓A寶嚇了一大跳。

我解釋:「養貓會依照貓的習性來對待牠,養狗也會按著狗的喜好來應付牠,妳應該沒見過有人用鍊子牽貓在山裡散步吧?」

「這是什麼比喻嘛!」A寶顯然不太滿意。

我正色道:「人跟寵物一樣,都有屬於自己的獨特個性,我們要順著毛摸,搞清楚跟你相處的同事、主管、老闆有什麼喜好、興趣與專長,這些都是基本的入門。我們以前有討論過,一位相遇的朋友,即使是以後很難再遇到的泛泛之交,我們都要去了解他,何況是朝夕相處、掌管我們生殺大權的老闆?透過現在無遠弗屆的網路搜尋,花點工夫確實掌握上司過往的經歷,這也是應該的吧?如果連這一點功課都嫌麻煩,妳們的未來就堪慮嘍!」

B寶很快就妥協:「我同意,除此之外還有哪些注意事項?」

A寶也好奇的問:「我們要怎麼讓老闆看見自己?」

用對力氣,比用力更重要

我順著A寶的話半開玩笑的說:「很簡單,要讓老闆看見,就要不時到老闆會出沒的地方去晃晃。」隨後便拉回正題:「當然絕對不只是這樣,想要讓忙碌的老闆在眾人中看見你,就要在他看重的事上有突出的表現。一開始或許因為資淺,沒能力獨立負責某項計畫,但是在老闆在乎的領域上,如果能提出獨特的意見或好點子,就很容易被看見。這也就是我剛剛提到的『先做功課』── 站在上司的立場,去了解他的憂慮與渴望,才能進一步幫忙分憂解勞。想不斷為自己加值,拉大跟其他同事的差距,就要把力氣放在刀口上。許多人總以為只要夠努力,就一定會被老闆看見,也能受主管肯定,但如果你做的事跟別人差不多,無論有多麼努力,上司還是看不出來。此外,努力學習也要有方法,像是找機會向公司其他的資深主管請教,知道公司真正重視的目標,讓自己精力投入的地方與努力的方向是有效果的。」

A寶繼續追問:「還有沒有?」

我想了一下,回答:「如果被主管詢問意見或交付某些任務時,絕對不要回答『做不到』,再困難的事也要正面迎接。雖然有些事真的不是我們能掌握的,甚至真的做不到,但要讓主管知道我們有努力去做。而在提出任何問題請老闆決策時,同時也要建議幾個可行方案,不要只提一個。此外,做事情時要讓老闆感覺事情都在他控制之下,當然實際上整個情勢是由我們負責,所以要讓老闆安心的方法,就是常常向他報告。」

A寶發出一個疑問:「老闆通常很忙碌,我們也不見得有機會常敲他辦公室的門啊!」

我提醒A寶:「所以我剛才有說,要到老闆常出沒的地方晃晃,比方說知道他哪時會到茶水間,哪時候進電梯......選擇適當的地點與時機向老闆報告。其實在辦公室裡報告是最不好的,因為進去前無法先察顏觀色,看老闆情緒好不好,而且辦公室可說是老闆的領地,無形中架子與官威會大一點。對了,在報告時要『長話短說』,因為老闆總是很忙碌,最好一開始就聲明時間,像是:『報告老闆,耽誤您二分鐘,跟您報告某某事情。』」

我繼續說:「部屬最主要的責任是做到主管的指示,而不是拍馬屁;雖然我們都討厭拍馬屁的人,但不可諱言的是,人們都喜歡聽好聽的話,喜歡被歌功頌德。妳們想想看,如何才能在不損及自己尊嚴的情況下,獲得主管的好感?」

AB寶聳聳肩看著我,顯然沒有經驗,在學校也沒有學到這一點。

嘗試從老闆的角度看事情

我平靜的說:「其實一個人既然能當老闆,就表示有一定的能耐,我們要盡量把自己的視野拉高到與老闆相同的高度,這樣就比較能同理老闆的心情,知道他也有自己的難處與限制。如此,以低姿態與老闆溝通,就比較不會覺得自己是違背良心、巴結主管。值得注意的是,如果任何事都認同主管,除了會讓人覺得是在巴結外,也會被認為是沒主見的人。最好的方式是『大事認同』,也就是認同主管最在乎的事,但小事可以有不同的意見。另外還有一個人際相處的智慧:相較於一開始就贊同自己的人,我們反而比較喜歡一開始有點不同意見,但之後被我們說服的人。還有,像在開會這種公開的場合,即使有比老闆屬意方案更好的意見,也要記得用婉轉的態度表示。」

A寶吐吐舌頭:「這實在太高深了。」

「再提供妳們一種做法。爸爸認識一位在公部門服務的老朋友,某次他們單位上了媒體,我與他聊到他們上層最後的決策,當時他不經意向我透露了他的習慣。原來,他在每次開會討論前,都會先揣測老闆可能會說什麼話、做什麼決定,事後再檢視自己的判斷與老闆的判斷有何不同。後來他也真的就一路升官。」

停了一會兒,我加重語氣向AB寶強調:「每次主管宣布一些想法與決策時,我們可以要求自己用三個步驟主動學習,而不是被動的聽從指揮。第一,去理解這個決策,包括內容與動機;第二,在完全理解後進一步問自己:『我同意或不同意這個判斷?為什麼?』第三,開始思考:『如果我是他,我會怎麼做?若不是這麼做,還有哪些方法?』當然,這些思考最好是用筆寫在紙上,除了一邊寫一邊思考外,將之留存在紙上,日後也能比對主管的決策到底是對還是錯?以及自己當時的判斷經過時間的檢驗,是否更理想?」

A寶聯想到:「以前你就跟我們說要主動學習,原來『向上管理』也能運用這一招。」

我笑著說:「通常主管想的跟屬下想的不一樣,我們要學會主管的思考模式,格局才會愈來愈大。」

摘自《工作,只有專業還不夠》

Photo:Laura D'Alessandro, CC Licensed.

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