不必說話就贏的簡報術

簡報成功與否決定於「口頭簡報」之前

不用開口就接到二千萬日圓的訂單！

筆者以「簡報顧問」的身分，進行製作簡報資料、企劃書以及簡報諮詢等相關工作。從廣告公司上班的時代開始，筆者就接觸了做簡報、聽簡報等來自雙方所提出的各種不同內容的簡報。接觸的簡報數量大概也超過了一千件。

在那段時間中最大的感觸是，大部分的提案者都誤解了做簡報的優先順序。口頭簡報時熱烈發言，PowerPoint運用自如，投影片看起來生動活潑……。確實，這些也都很重要。不過，如果企劃書或提案報告的製作過於草率，我想也應該得不到期待的成果吧。

在公開招募企劃案或比稿的場合中，如果沒有通過文件審核就沒有機會進行口頭簡報。想要把自家商品推銷給客戶也一樣。通常對方的業務負責人會根據我方所提的資料進行內部檢討。也就是說，書面資料的訴求力量大大地左右最後的決定結果。

相反地，如果簡報資料製作確實，即便在進行口頭簡報時發生些許錯誤、因為緊張導致言詞不夠流暢等問題，雙方的交易還是會成功。因為，早在口頭簡報之前，勝負已定。以筆者的經驗來說，對方的經辦人員或是背後的關鍵人物在文件審核結束時，幾乎就已經決定要採用哪個方案了。對方的公司內部也多半已經達到共識。

例如，筆者曾經負責一份參加公家機關競標比稿的企劃案。當時那家公司是第一次參加比稿，所以沒有任何業績記錄。公司原先是抱持著放棄的心態參加比稿。但是，文件審核的結果，我們卻是從十多家的競爭對手當中脫穎而出，得到第一名。日後公司接到通知面談。本來我們準備了一些模擬問答，準備進行口頭簡報。但是後來才知道，對方早已經決定採用我們的企劃案。不必做任何口頭說明就拿到大約二千萬日圓的訂單。

還有，筆者曾經應徵一家大型的遊戲公司。當時公司只預計錄用一人，但是卻有二百人左右應徵。不過，當筆者送出具有強力訴求效果的應徵資料之後，就從二百倍的應徵者中勝出，得到這份工作。進入這家公司之後才聽說其實早在面試之前，公司大概就已經決定錄用誰了。

就如同上述的幾個例子，其實在簡報現場幾乎沒有開口的機會。而且，就算有機會發表，其實結果幾乎都已經決定了。

從「Before / After」看出資料大變身！

不用開口就能勝出的訣竅在於製作一份不用仔細閱讀也會中選的資料。事實上，所謂「成功的簡報資料」並沒有任何令人驚訝的花俏伎倆。該有的內容確實呈現，再加上一些細微的巧思與注意事項。這些處處可見的小細節打動人心，繼而讓對方的行動產生改變。

例如，一個好的標題會促使人想繼續翻閱資料一探究竟，不好的標題自然就不會有這樣的效果。適當的用色會讓人產生好感。相反的，配色用得不好就不會留下任何特殊印象。

也因此，本書從編輯、圖解以及設計等各種不同角度提出建議。或許有些地方細微到讓人覺得「連這種小事也要在意嗎？」然而，審核的人是確實而仔細地查閱資料的。因為，對方畢竟是以「要淘汰哪一個」的標準審核文件，而不是「要挑選哪一個」來進行審核。

唯一獲選的資料就是排除了所有的阻礙，從幾十、幾百個競爭者中勝出的。

或許有人會認為要記住這麼多小事太累了。不過，請各位放心。本書的圖表以「Before」的狀況表示經常可見的不良案例，並且依照正文的說明，以「After」呈現改善後的狀況。光是依照「Before /After」的指導應該就可以立刻提高資料的訴求力量。

另外，大部分製作簡報資料的相關書籍都是以微軟（Microsoft）公司的PowerPoint軟體為主要依據對象。本書為了讓初次製作簡報資料的人也能夠清楚易懂，因此以Word、Excel軟體為主，介紹簡單製作簡報的方法。PowerPoint是很好用的簡報軟體，不過對於製作書面資料而言並不是很合適。利用Word輸入文字，再貼上以Excel做的圖表，這樣就可以完成一份完美的簡報資料。還有，由於受版面的限制，「Before /After」以橫向位置表示。實際使用Word時，當然可以根據需要恢復正常的縱向位置。

如果確實執行本書的做法，相信各位一定能夠做出一份「毋須開口即可勝出」的簡報資料。不用說任何一句話，所有的事情就可以如你所願。如此美好的感覺，祈願讀者也都能夠感受到。

二○○八年五月五日　天野暢子

摘自《不必說話就贏的簡報術》前言