10分鐘完成每件工作

老是拖延工作的六種人

日本人的生產效率很低。

儘管社會上這樣的評論由來已久，但真正意識到自己生產效率很低的人究竟有多少？多數人思考這個問題時，總把問題歸結到制度，而非思考自己工作本身的效率，也因此，如果問大家是否有改變工作方法，往往沒有任何改善的跡象。

舉例來說，在勞基法改革的影響下，許多公司都開始強制員工準時下班，但有些人反而因此感到困擾，認為「明明工作量不變，卻得早點回家，實在太強人所難了！」

又或者，有些人為了照顧小孩或是生病的家人而無法加班，只能放棄工作效率，自我安慰地說：「工作產出下降也是無可奈何的事」。

這些人的共通點都是站在旁觀的立場，想著「我已經盡全力工作了，還是無法提升效率，所以問題都在組織」。當然，組織也必須改善。一定有人會因為工作速度快，反而得替周遭人消化工作，導致自己工作超出負荷的狀態。

不過，這種高效率工作者畢竟相當少數。一般說來，就算組織有問題，每個人肯定還有提高工作效率的成長空間。可怕的是，人一旦認為自己「已經沒有成長空間」時，就不會成長了。而會拿起這本書來看，就表示你很希望改變自己的工作效率和成果。

事實上，工作效率低的人通常可以分為以下六種類型，這些分析應該能幫大家從中找出問題。

類型1、接下太多工作的老好人：

也就是陷入拒絕不了工作的爆量狀態，使手頭所有工作速度都被拖慢的人。單從人際關係來看，這種人對周遭人或許是所謂的「好人」，但對企業而言，可就是「壞人」了。

這種人往往會接下自己不該負責的工作，或是每個案子都一一仔細應對，而且只要有人邀約聚餐，絕對到場場必到，如此一來，時間當然不夠用。這類人需要的是拒絕的技術和捨棄的勇氣。

類型2、什麼都想一手包辦：

也就是明明可以交給部屬、發包出去或讓電腦代工的事，這類人卻全都想自己做，結果就是造成工作延遲的下場。

這類人多半沒有自覺，但對組織或計畫來說，卻是造成效率停滯的始作俑者。這類人需要的是徹底反省，告訴自己「專注在自己擅長的領域或真正需要解決的工作就好，其他事情放手交給別人」。只要能做到這一點，工作效率就會有巨大的成長。

類型3、沉浸在自我滿足中：

這種人經常花上超過半天的時間，只為製作一份向上司報告進度的資料，或是花上一小時的時間寫道歉信，連用個釘書機都講究到非以公釐為單位、對齊不可。

這類人或許認為自己「做事細心周到」，然而，這種超過對方要求程度的工作方式，只能說是自我滿足或是個人嗜好，就我看來只不過是浪費時間和精力。這時需要的是轉換想法，告訴自己「工作只要滿足對方期待就可以了」，如此一來，應該就能減少許多無謂的白工。

類型4、專注力不足：

這類人有自制力，工作意願也不低，只是因為容易分心導致工作進度延遲，這時就必須採取預防對策，遠離具有誘惑的環境（打造容易專心的環境﹚。

例如，我自己會為了避免使用電腦時受到各種誘惑，辦公桌上不放電腦。

類型5、不確定現在該做什麼：

也就是明知手上有許多重要工作待辦，進度卻遲遲無法推前，這種時候，原因十之八九出在自己沒有好好整理出「現在」真正該做的工作。手頭工作一多，無論如何都會感到著急，見一件事就做一件事，然而，同時進行所有工作的結果反而拉低了效率。

手頭工作愈多時，其實愈該採用微觀管理法，冷靜下來拆解工作，排定優先順位，縝密規劃工作進度表。

類型6、評估時太有自信：

這類人往往有自制力，工作進度表也安排妥善，卻還是無法準時做完工作，原因多半是在承接工作時評估得太有自信。這裡所謂的「評估」，有時是「評估所需工時」，也就是評估需要多少時間（或人力﹚才能完成工作，有時是「工作評估的課題」，也就是評估工作難易度或可能遇到的障礙等。

無論哪一種，因為評估時太有自信，即使制定了工作進度表也無法如期完成，結果拖累了所有預定計畫。

為了提高評估時的準確度，工作時必須經常回頭看，檢視狀況。也就是檢查每一次實際工作狀況與進度表的落差，在下次擬定進度表時改善。

只要能養成這個習慣，就能大幅提高評估準確度，漸漸學會擬定「不易出差錯的工作進度表」了。

我在三十五歲前，只是日本大企業裡的普通上班族。之後進入外資新創企業，幾年後又被委任經營日本企業，推動現在家喻戶曉的溝通平台LINE正式上線。

後來因為感受到數位媒體魅力，所以決定自行創業，目前正在經營以年輕女性為對象族群的「C CHANNEL」網路媒體公司。在網路時代，不論是對於個人職務技術或是對企業價值，我始終堅持工作必須重視「速度感」。

舉例來說，LINE我只花了一個半月就讓它順利營運， 而CHANNEL也是只花了三個月就完成了產品上線。此外， 在C CHANNEL營運上軌道之前，我除了經營公司之外，還同時擔任上市企業及新創企業的外聘董事，並且在大學裡教課，參與政府活動計畫等等，身兼數職，同時進行各式工作。正因為以速度為優先，才能辦到這些事。

然而，我只是個普通的平凡人。這樣的我，能在商場上留下還不錯的成績，不斷完成各領域的工作，關鍵無他，就在於能夠徹底善用自己的時間，並且隨時提醒自己「以最短距離完成最大效率」。

基於這些經驗，我樂於將自己平常的工作方法有系統地整理成這本書，分享給大家參考。

不可否認的是，書中有些內容，或許會給人「要花多年時間才能達到這些境界」的感覺，對於至今未曾做過時間管理的人來說，想完全照書中介紹的方式進行，可能有些難度。

不過，對於為了提高自己的生產力而正在摸索工作方式的人，我想這本書中應該充滿了許多工作靈感與提示。只要能實踐書中一半的內容，想早點回家的人一定能準時下班，想產出更多成果的人一定也能如願增加工作成效。

日本LINE前任社長，現任C Channel 影音媒體CEO兼社長。

1967年生於日本神奈川縣，1989年畢業於筑波大學，隨後進入日本電視放送網株式會社工作，在電腦系統部門參與網路廣告、影音串流、行動電話與跨國放映等多項新事業的成立。

2000年進入SONY，2003年再轉入Hangame Japan株式會社（後改名為NHN Japan株式會社，現名LINE株式會社）；2007年就任該公司董事長，2015年離職，轉任顧問。

同年4月創辦以女性為主要使用族群的影音媒體公司C Channel株式會社，擔任社長。以兩年時間將C Channel服務擴展至十個國家，目前社群使用者人數已超過2500萬人，成長為日本同類媒體中規模最大的公司。著作有《簡單思考》、《試著放棄忍耐，找回自己人生的創業守則》等書。

曾任職唱片公司、出版社、電腦娛樂產業，目前為專職譯者。喜愛閱讀與書寫，用翻譯看世界。