為何「桌面整潔的公司營收就成長」？

各位是不是看過，有人在辦公桌上，把文件或檔案夾堆得很高，好像隨時都會崩塌？是不是看過，有人在座位四周把紙箱堆得像城牆一樣呢？我想，任何公司至少會有一兩張辦公桌，有這樣的情形吧。

過去，無印良品的總公司，也有很多人的辦公桌是這樣的。

桌面上放了一堆資料，只剩下約莫一張紙大小的作業空間，桌子下方還擺了裝在紙箱裡的樣品等東西，幾乎連擺腳的空間都沒有。無論當事人負責什麼工作，都讓人覺得不可思議。

但現在我們實施了「清桌規定」，所有人的辦公桌，都已經整理與整頓過了。下班離開公司時，桌面上不能擺放任何私人物品或是與正在進行的工作相關的文件，只准放電腦和電話。但如果只是把原本放在桌面上的東西塞到抽屜裡，仍不能算是解決問題。

剪刀、釘書機、膠水等文具用品，我們現在都是全部門共用。假如由員工個人持有文具用品，他們的個人物品將不斷增加。剛推動此一活動時，我們把大家平常沒在使用的釘書機、剪刀等文具用品收集在一起時，真可以用堆積如山形容。由員工自己持有，不但增加公司成本，而且再多的空間都不夠放。

另外，我們也徹底做到大家一起分享公務文件。這麼做的目的不只是「減少用紙」而已。

以前的無印良品裡，大家都比較喜歡自行保有資訊。為避免這樣的狀況，也為了把工作能否順利完成的關鍵點從「個人」轉移到「組織」，我們現在正推動大家共用文件處理事情的習慣。

製作完成的文件不是自行保管，而是整理到任何人都能輕鬆找到的檔案夾裡，依部門別放入櫥櫃。我們還把櫥櫃的門也拿掉，這也是一種可視化。

實施到這種地步後，現在假如討論到「三個月前在會議中拿到的那份資料，現在收在哪裡？」，任何人都能三兩下把它找出來。假如像過去那樣，要在資料堆成一座山的辦公桌上找，或是要到不知道擺些什麼資料的櫥櫃裡去找，就得花掉不少無謂的時間。這種無謂的事假如累積多了，就可能成為扯生產力後腿的重大因素。

大家共享文件還有幾個好處，像是同仁間的溝通變得容易起來，資訊的傳達能力也變好了。

摘自《無印良品成功90%靠制度》

Photo：Nick Keppol, CC Licensed.