養成「傍晚不交辦工作給他人」的習慣，讓大家準時下班！

圖片來源：pakutaso

想要根除加班，最有效的方法還是設置完成期限。一旦必須在有限的時間內完成工作，勢必會激發員工的專注力，學會安排工作的優先順序。不過，光靠限定完成期限，還是很難完全根除加班。假如不減少工作量，就得增加員工人數或是增加工作時間，只能從這兩種方法中擇一。

然而，增加員工人數並非真正改善效率。如果只是把同質的工作分給更多員工來做，等於不求進步。因此，真正本質性的解決方式，還是得從減少工作量的方向思考。於是，我請所有部門自行提出能夠讓員工不加班的解決方案。例如，商品部曾表示公司有一些常用資訊並不包括在目前使用的資料中，必須自己建檔。於是，我就找系統部商量，把所有必須用到的資料全數釋出。在諸如此類的對策累積下，我們得以把全公司的工作時數（作業量）減少到原本的八成以下。

但要完全根除加班還是很難，所以，我決定先在中間設置「10％的門檻」，也就是在晚上六點半以後，各部門留下加班的人數控制在10％以下。因為公司有時會因為結帳期或商品展示會非加班不可。

我們在二○一三年把門檻調降至7％，希望進一步提高工作效率。目前，就算碰到財會部門的結帳期，或適逢商品展示會期間，全公司的加班人數還是能控制在7％以下。根據我的觀察，加班之所以減少不了，問題不光在每個人的工作方式上，也和公司的工作制度有關。

於是，無印良品制定了一條規定，那就是「一到傍晚，不許把新事情委託給別人」。因為主管假如在傍晚五點時，指示部屬製作一份得花上兩小時製作的資料，部屬當然勢必得為此加班。

除了主管外，一般同事如果要委託其他部門幫忙做什麼，也必須讓對方在上午時段就能完成。因此，要交辦工作時，必須先預估完成的時點，再委託別人幫忙，效率才會提高。很多企業都採行過不加班政策，但大多都是每星期實施一天，絕大多數試圖每天不加班的企業，似乎都以失敗收場。

他們之所以失敗，原因在於既不減少工作量，又不增加人員，卻希望工作時數能夠減少，而那是不可能的任務。加班不會只因為設置完成期限就減少，還必須花心思改善工作環境，像是主管要改變交辦工作的方式，公司也要經常改善業務項目，以降低工作時數（去除工作項目或提升效率）等等。

由於我是那種做事務求徹底的人，如果我當天必須加班，就會向人事部提出加班申請。一旦公司的上位者帶頭遵守，部屬就會也照著做，大家力求減少加班的意識就會變強。假如員工把加班當成一種工作熱情的表現，主管就必須先導正這樣的思維。因為一個人對於工作的貢獻度不是用時間衡量，而是以成果衡量。

【書籍資訊】
《無印良品成功90%靠制度》