你的工作方法已經是「最新版」了嗎？

工作是一種「生物」，它每天都在變化、進化。今天的工作方式，到了下個月未必依然是最好的做法。但很多人在決定好工作方法後，似乎都是就此滿足，短期間沒打算再重新檢討一次。

由於指導手冊的編製很花心力，正常來說，主事者都會產生「抗拒修改」的意識，就算有人指出問題所在，也很可能在幾年之後才完成修改。這也是許多企業不再使用指導手冊的最大原因。

因為，花了一番心力才決定好的工作方法，沒過多久卻不再適用於產業環境或工作第一線。

事實上，企業的員工指導手冊並無完成的一天，不管你再怎麼努力編製，在完成編製的那一刻，它的內容就已經開始過時了。因此，重要的更新必須隨時為之，並且至少每個月要重新檢視一次。

無印良品每個月會配合新商品進貨的兩次時機，由總公司指導商品如何在賣場展示。假如第一線員工照著做，卻在作業階段發現「這樣陳列會讓顧客很難拿取」這類問題，就會設想更方便顧客的陳列手法，提出各種改善方式。

這樣的意見傳到總公司後，就會直接納入MUJIGRAM之中，再交由所有店面共同實施。就這樣，第一線員工的點子成了實際的做法，也成了工作的標準之一。

最重要的是，這麼做能夠即時改善。

假如每年才匯整一次意見，提出與討論改善之處，因應環境變化的速度就太慢了。一個有活力的企業，眼前看到什麼問題，就要當下因應。為了讓員工產生這樣的意識，指導手冊最好每月更新一次。

無印良品設有專門負責編製指導手冊的部門，隨時可以因應，但其他部門的主管一樣可以指定負責搜集意見的員工，即時因應。只要不斷重複這樣的動作，指導手冊就能汲取許多效率工作的好方法。

為了讓每位員工經常重新檢視自己的工作方法，每個月重新審視自己的工作，徹底找出可以改善之處，也是有必要的。我認為指導手冊不是用來使用，而是用來編製的，一旦員工建立起這樣的意識，他們處理工作的態度，就會非常不同。

此外，經常改善指導手冊的內容，也有助於跟上社會變化的腳步。顧客的需求每年都有些許變化，我們常常可以看到許多店家還沉浸在細身的服飾大受歡迎的良好感覺時，社會上關心的焦點，早已經變成隱藏體型的寬鬆服飾了。

要想在市場中維持贏家地位，不變的鐵則是，搶在市場的變化半步之前提供商品與服務。衝得太快也不妥，但太遲於因應變化則更不利。

由於時機難以抓準，企業必須搜集顧客意見做為重要的資訊來源。若能因應顧客意見，持續修正指導手冊，將可形成一個與社會潮流連動的企業文化。

指導手冊的更新，是讓工作制度經常維持在「最新版」不可或缺的一環。

【書籍資訊】
摘自《無印良品成功90%靠制度》

數位編輯整理：朱芳誼
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