從 2010 年研發電子書開啟無紙化革命，到全面導入 Power BI 數據視覺化管理，慈濟將傳統紙本勸募進化為即時透明的行動系統。透過 ERP系統整合與AI協作思維，不僅精實了跨部門的工作效率，更將數據轉化為清楚易懂的服務足跡，在保障個資與捐款公開徵信的基礎上，以數位力實踐慈善事業的永續治理。
數據視覺化，易讀、提升管理效率
在顏博文極力推動下，2021年慈濟全面導入數據視覺化管理，要求各單位在報告時，需使用Power BI數據視覺化工具來呈現各項數據，以提升數據的易讀性與管理效率—Power BI 是微軟的資料視覺化平台，能將大量原始的數據資料轉化成立體化的儀表板、動態的視覺圖形，讓公益關注者透過視覺化看板，即刻掌握慈濟各項服務的關鍵數據訊息。該年度的官網線上年報，即首次運用Power BI呈現各項全球慈善服務數據資料；往後，每期年報和《永續報告書》的數據，在視覺化效果下皆清楚易懂。官網上，慈濟大數據是利用各式圖表展現慈濟的歷史足跡，例如，歷年來援助的國家有多少、分布在哪些地方；某一年或歷年捐款金額；會員人數或志工人數的變化；援建多少房屋、學校等，完全透明呈現，一目了然。
與時俱進順應趨勢的數位力
回溯慈濟數位化的進程，並非一蹴可幾，要從2010年「靜思電子書閱讀器」的研發說起。大約在2000年間，證嚴法師即有設計電子書的想法。慈濟推動環保志業多年，每年出版的月刊、雜誌和書籍相當多，為因應環保理念，擬推動無紙化閱讀；另方面，因全球閱讀習慣的改變，電子書亦是時勢所趨。直到2008年委託華碩電腦研發，2010年慈濟電子書TZ-900正式問世，開啟客製化電子書產品先河。這款電子平板有如一部行動藏經閣，開機即見法，不僅能看也能聽，是修行電子書，也可以縱橫古今慈濟大小事，無論是慈濟新聞、月刊書籍或營隊活動手冊，都可透過電子書隨時更新、即時瀏覽。這部電子書不僅是數位閱讀器，同時具備慈善勸募本功能，可說是現今慈濟行動勸募系統的濫觴。早年，慈濟委員是從一本黃色的功德簿勸募本，開始募心募愛的行動。慈濟擁有數百萬會員，勸募本是紙本印製，用紙需求量大，一來不符合環保；其次，礙於個資法，使用過的勸募本不能隨意處理，必須列管保存，以因應若會員日後欲查詢捐款紀錄時徵信之用。委員每個月都要重複抄寫會員資料，然後帶現金到各分會據點繳交善款。有了電子書後，慈誠或委員擁有專屬的電子書，以委員證晶片卡註冊開卡，利用一枝電容筆或語音功能，便可輸入所有勸募資料，且能上傳、下載。
數位資訊透明，線上查詢公開徵信
從慈濟數位化軌跡來看，和現代科技及社會趨勢脈絡同步演進。2010年也是慈濟推動無紙化的開端，隔年開始招募資訊志工，大力推廣電子書及電子勸募本。隨著智慧型手機的普及，2014年首創以二維條碼（QR Code）信用卡行動公益捐款，透過行動裝置推出手機線上捐款功能。電子勸募本也升級為手機行動版，推出專為慈濟委員設計的行動勸募App系統，透過個人手機就能登錄會員資料與捐款情況，方便彙整及回傳勸募資料，還可以科技傳法募心募愛，體現用一指積善造福田的目標。
隨著科技進步，捐款管道和支付方式也更為多元。早在2003年11月12日，永續治理，讓大愛永傳人間328慈濟就開啟網路線上捐款，提供二十四小時服務；電子書推出後，電子勸募本即可線上繳款，一能節省時間，二能保障善款的安全性。在勸募行動化之後，除了轉帳、匯款及信用卡支付外，LINE Pay、Apple Pay、悠遊付、全盈+PAY……提供捐款人多元的支付選擇。信任是慈善事業的基石，透過數位化，讓捐款資訊完全公開透明，且能依照法令規範提供各項徵信。依據「財團法人法」規定，基金會必須主動公開捐贈者姓名及捐款金額，除非捐贈者事先聲明且填具捐贈不公開聲明書，任何人都可以在官網上查詢捐款及支出情況。至於公開徵信，包括個人和全部捐款徵信，包括物品捐贈、接受補助獎助，或是支出獎助徵信等，都能線上查詢，以昭公信。對於遍布全球的捐款會員的個資保護，更是慈濟推動數位轉型，最重視也最重要的任務。慈濟不定期舉辦志工及員工有關個資的教育訓練，訂定安全維護機制，以合法蒐集、處理及運用個人資料，避免個資外洩及資料不適當使用，以增加捐款人的信任度。
改變思維善用AI，精實流程效率
在慈濟數位轉型歷程中，仍有許多挑戰和努力的目標。一是數位人才的培育，二是企業資源規劃（Enterprise Resource Planning, ERP）跨部門協作平台的建立。培育數位人才，要從思維改變及工作流程優化著手，善用創新科技讓組織轉型。「寫程式、A I工具已不是現今數位轉型的重點，真正與時俱進，是要改變員工傳統的工作思維和觀念，」劉效成說，人力資源要從優化、自動化及智慧化重複繁瑣的工作，轉向高附加價值的數據分析洞察與前瞻規劃，未來員工教育訓練將著重培養改善工作流程的思考力，學習如何和AI溝通協作，找出作業痛點及根源問題，再優化創新流程、用自動化及智慧化提升工作效率。在數位轉型方面，還待挑戰的是ERP系統平台的建置。ERP是企業資源規劃軟體，將財務、供應鏈、工程管理及人力資源等核心業務流程整合為單一系統平台，為組織的中樞神經，透過系統整合相互連結，以利於資料集中管理和流程自動化，改善跨部門協作效率。
ERP模組系統，但慈濟是以慈善志業為核心，由於業務的獨特性，有許多因應特定需求而自行開發的獨立系統，導致系統架構較為分散，在數位化推動過程中，無法完全套用市面上制式的ERP系統；但以此為努力目標，整合建置成單一的系統平台，以盡早完成數位轉型。「目前在人力資源方面，像考勤薪酬、人才發展及績效管理系統已完成；財務自動化核銷、供應鏈及工程管理等逐一優化，」 劉效成說。而顏博文最終的期望是，未來朝全球版ERP整合方向努力，更有效且完整地架構慈濟全球系統平台，真正達成數位轉型的願景。
