反向思考！歸納檔案不再是菜鳥的工作，主管應該一同參與

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成事在心

所謂的整理，就是把不需要的東西丟掉。如果不需要的資料和不需要的書混在裡面時，不僅無法立刻找出需要的資訊情報，還會讓辦公室顯得雜亂，工作起來不愉快。

然而，這道理明明大家都懂，也是理所當然的事，但不知為何實際執行起來就是困難重重。何以如此呢？這是因為有些破破爛爛的信件和雜誌，乍看之下以為是垃圾，對公司來說卻是寶貴的資料，對某些人而言，這些信件甚至是寶物。

因此，收拾辦公室的工作，不論是對工讀生或是一般員工來說，都很困難。因為無法判斷東西重要的程度。所以，整理整頓時，公司領導人也要一起做才行。

問題是，一般公司多半將整理的工作交給最資淺的人去做，結果不是重要的東西不小心被丟了，讓丟東西的人因此被責怪，使得大家都不開心，要不然就是收拾的不徹底。

整理是有方法的。要能整理到需要什麼時馬上就能拿出來，這道理大家都明白，但問題是，如果不清楚需要的資訊範圍，就不知道該將那些資訊歸納在一起，也就不知道該從何整理起。

於是，許多公司都只是姑且讓許多人保管著相同的資訊情報。書籍和雜誌也一樣，往往沒有任何的整理，只是分散在不同部門。

然而，如果不確定好誰需要什麼資訊，決定好分類歸納的方法，以及各種資訊的負責人，就無法隨時拿出當下需要的資料。在我的辦公室，訂購哪些雜誌都是決定好的，不僅妥善放在固定的地方，每一本雜誌的管理者也都有明確規定。

若是想要讓辦公室空間乾淨清爽，每個區塊都必須有負責的人收拾整理，至於收拾整理的方法，就交給每個負責人自行判斷。也因此我辦公室的每個角落都整理得很好，需要的東西永遠能在需要的當下拿出來。

至於企劃所需的數據和資料管理，因為還停留在暫且由某個人保管的階段，目前正在重新規劃能隨時拿出所需資料的管理方法。

但不論如何問題的癥結都在於，組織的領導人是否「堅持」打造出一個讓大家方便工作的環境。有夢想就會被實現，一個方便工作的辦公室，是否也應該包括在這個夢想之中？

【書籍資訊】
《風格是一種商機》

出版日期：2018.05.30