兩個重新設計工作的實用技巧

圖片來源：unsplash,CC0 Licensed.

小改變，卻能帶來大改善的例子，讓人想起古希臘數學家阿基米德的名言：「給我一個支點和一支夠長的槓桿，我就能撐起地球。」聰明的重新設計工作，就是要找到那個支點，並以聰明的方式來利用它。這就是聰明工作，如此一來才能事半功倍。

重新設計工作，你也可以

是否職位較高的人才能重新設計工作？我們的研究發現，其實大多數的人都做得到。根據我們的調查，不論職位高低，或是資歷深淺，重新設計工作的能力都不相上下。

我們都以為新人因為剛進公司，應該還沒有足夠的自主權可以重新設計工作。然而，我們的資料卻顯示，年資小於3年的人在重新設計工作的表現，與年資大於10年以上的人相比，毫不遜色。

我們原本設想，大公司因為科層體制的緣故，往往會制定較多的規則，阻礙人員對工作的重新設計。其實，並非如此，不管是在中型公司或大型公司，有重新設計工作能力的人比例相當。

與其他工作相比，行銷與業務人員中能重新設計工作者比例確實較高。但我們也發現，就算是看起來較沒有創意的工作，如顧客服務、物流和製造人員，也有一些人能夠展現重新設計工作的能力。

整體而言，各行各業的人都能夠重新設計他們的工作。當然，資淺的人能重新設計的空間較有限，主管階級能改變的範圍較大。

儘管如此，絕大多數的工作都賦予你一定程度的自由來決定要做什麼，以及怎麼做。重點只在於，怎麼改變最能創造價值？我們再來看看兩個重新設計工作的實用技巧。

找出痛點

要尋找重新設計工作的機會，你可以從「痛點」下手，也就是困擾很多人的棘手問題。

45歲的卡門是商業分析師，在總部位於紐澤西的壽險公司工作。她必須處理公司保險代理人的薪資，而這些保險代理人分布在全國各地。多年來，她協助這些保險代理人處理

所謂傷病的第三方賠償，其中涉及很多繁瑣的步驟和稅金的申報。卡門幾乎每天都會接到來自保險代理人的抱怨電話，整個申報過程對他們來說就像迷宮一樣，文件常常就這麼卡住，因而火冒三丈。

這就是一個痛點。

有一天，卡門覺得實在忍無可忍，於是請公司電腦程式師幫忙簡化申報流程。後來，「我們把這個複雜的系統簡化，變成單一使用者介面，讓使用者只要點擊幾下就完成了，系統就會自動分類。」現在，保險代理人登入這個系統，只要幾分鐘就可完成申報作業。卡門在重新設計工作方面的表現獲得最高分（7分），在我們研究的5,000人中排在前15%。

如果你能發現痛點，幫助同事、顧客和供應商解決讓他們深感苦惱的問題，你的工作就能創造很大的價值。人愈痛苦，就會叫得愈大聲。一旦有了解決辦法，讓人得以離苦得樂，你創造的價值就愈大。

問笨問題

有時，我們因陷在某個既定的想法或方法中，因此想像不出重新設計工作的好點子。我們都認為鐵錘是用來把釘子釘到牆上的，這就是鐵錘的用途；學校教室是教學的地方，而老師則是站在教室前面講課的人，而非像教練一樣幫助個別學生。但真的是這樣嗎？

如平克（Dan Pink）在《動機，單純的力量》一書所言，我們很容易陷入「功能固著」的心理，因為受制於先前經驗，自覺或不自覺的認定某種東西只具有特定功能，因此會固著於以前的做事方式，無法跳脫束縛、解決問題。

我們必須甩開熟悉的枷鎖，用新的眼光來看為什麼事情要這麼做，以及是否有更好的做事方式，才能重新設計工作，並帶來更大的效能。要怎麼做呢？從問「笨問題」開始：

為什麼報告要用很多投影片？為什麼要在星期一早上開會？為什麼我們要報帳？為什麼我們要進行年度績效評估？

一旦你養成問笨問題的習慣，就會常常思索「如果這樣，會怎樣」的問題。問笨問題加上「如果這樣，會怎樣」的思索，就能讓你破除習慣的束縛、突破思考的盲點，想出重新設計的妙點子，提升績效。

今天，很多人的工作方式依然和工業革命之初無大差別。

然而，現在科技正在顛覆工作的傳統思維，有愈來愈多人不想像過去一樣工作，並質疑該怎麼做才能更不費力，成效卻更好。在這個不斷變動的時代，一家公司只有藉由產品和服務的創新才能超越其他公司。個人也一樣，必須藉由工作創新，才能有突出表現。

重新設計工作的人，會努力做對的事，並把事做對。在我們的研究中，表現最傑出的人都知道關於改變的基本道理：不能一件事還沒做完，就急著進行下一件。但一旦你做了改變，就必須堅持下去，精益求精。

【書籍資訊】《高績效心智（暢銷新編版）》