我敢說，全世界的每一家公司，只要禁用PowerPoint，獲利就會一飛衝天。
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如果你在尋找對話的障礙，也就是那些凍結對話並讓與會者昏昏欲睡的事物，PowerPoint投影片是一個不錯的起點。萬能的PowerPoint簡報投影片有個讓討論窒息的獨門絕招，那就是把會議變成由單一觀點主導的單向道。就連海軍陸戰隊將軍吉姆．麥堤斯（Jim Mattis）在擔任美軍聯合部隊司令時，都曾哀嘆道：「PowerPoint把我們變笨了。」
PowerPoint有助於呈現事實和主張，甚至可以為有益的討論建立基礎。但是在實務上，它通常用來隱藏論述的弱點、以視覺的花招讓觀眾分心、占用發言時間，並限制辯論的時間。
PowerPoint無所不在，那就是為什麼很少有經理人敢全面禁用它。但是，有勇氣這麼做的經理人，對於PowerPoint封殺令的成效深感滿意。「那些報告讓我們沒辦法討論，」一間家族企業的老闆這麼說，並且很高興可以因此改變會議調性。多年前，史考特．麥克尼利（Scott McNealy）在昇陽電腦（Sun Microsystems）禁止使用PowerPoint，而他對於這項禁令的成果非常滿意，甚至毫不猶豫的做出一個令人意外的強烈宣告：「我敢說，全世界的每一家公司，只要禁用PowerPoint，獲利就會一飛衝天。」
要是這麼簡單就好了！避免「PowerPoint致死」的其他措施正在興起。例如，亞馬遜不採用簡報，但是要求提供「有結構的敘述的六頁備忘錄」給所有與會者，並在會議一開始時安排一段完全安靜的時間，大家一起閱讀。
這不是選擇使用不同軟體的問題，也不是偏好垂直方向的紙張勝於水平方向的紙張，就如亞馬遜執行長貝佐斯所言：「如果有人用Word製作要點列表，那和PowerPoint一樣糟。」備忘錄的價值在於強迫寫的人釐清議題、表明假設，並闡述連貫的主張，而不是「給想法搽脂抹粉」，並「忽視」它們的「相互關聯」。也就是說讀的人能夠以自己的步調，運用他們的批判力，發現其中的推論。
但是，為什麼要在會議中一起讀備忘錄，而不是像大部分組織的標準做法，在會前寄發？貝佐斯說，這是因為「經理人就像高中生，會在會議裡虛張聲勢，一路矇混過關，好像他們已經讀過備忘錄一樣。」（多麼令人震驚！當然，或許你從來不曾這樣。）像是在自修室裡一起閱讀備忘錄，看起來或許奇怪，但是這能保證在辯論開始時，「每個人都真正讀過備忘錄，而不是假裝知道。」
同樣的原則也適用於董事會通常採用的「董事會會議手冊」（board book），那等於是一本厚厚的PowerPoint簡報集，但不只是在會議前發送。網飛已經以備忘錄取代這些會議手冊，董事會成員可以透過電子文件在備忘錄加上問題和意見。這份備忘錄長約三十頁，包含佐證資料的連結。這份備忘錄的目標和亞馬遜的目標一樣，時間應該花在實際的討論上，而不是報告和澄清資料的問題。
這種做法為什麼沒有廣為流傳？儘管PowerPoint有大家長久以來都承認的嚴重缺點，為什麼它仍然會在會議室鎖住與會者的喉嚨？為什麼我們不乾脆全都改為採寫備忘錄？很簡單，因為很難！
一疊投影片和一篇好的備忘錄之間的差異，不只在於格式的選擇；撰寫備忘錄要投入相當多的時間、心力和技巧。網飛的董事會備忘錄是經過九十位高階經理人的審閱而成。貝佐斯對一份優質備忘錄的描述，值得不厭其煩的引用：「好的備忘錄要一寫再寫，與同事分享，請對方改良內容，然後放個兩天，以新鮮的心智再次編輯。它們就是沒辦法在一兩天內完成……好的備忘錄或許要花一週或更多時間才能完成。」
這就是為什麼對大多數組織來說，全面禁止使用PowerPoint是過於激烈的做法；為PowerPoint的使用設立限制條件，反而是比較實際的目標。
【書籍資訊】
《不當決策》
出版日期：2021.03.05
